O structură de defalcare a resurselor este o diagramă sau un model computerizat care arată diferitele resurse necesare unui proiect dat. Astfel de structuri pot fi organizate într-o varietate de moduri diferite, dar de obicei sunt de natură ierarhică. Acestea tind să conțină resurse tangibile, cum ar fi personal, mașini și materii prime, mai degrabă decât resurse monetare, deși costurile monetare ale resurselor tangibile sunt în general incluse. Prin urmare, aceste structuri pot fi utilizate pentru a elabora previziuni pentru costurile unui proiect, deoarece sunt dezvoltate pe baza resurselor necesare mai degrabă decât a banilor disponibili. Utilizarea unuia poate face mult mai ușor procesul de planificare a unui proiect care implică multe resurse diferite și îi poate ajuta pe cei implicați să respecte planul, asigurându-se că diviziunea resurselor este clar definită.
Utilizarea unei structuri de defalcare a resurselor poate oferi multe avantaje unui proiect, în special atunci când proiectul necesită o gamă complexă de resurse diferite. Astfel de structuri permit managerilor să urmărească ce resurse sunt necesare pentru ce fază a unui proiect și ce personal ar trebui să lucreze cu ce resurse. Utilizarea unuia poate ajuta la asigurarea că resursele sunt acolo unde ar trebui să fie în timpul fazelor adecvate ale unui proiect și că resursele redundante nu sunt achiziționate sau utilizate.
Este posibil să organizați acest tip de model în mai multe moduri diferite. Multe companii organizează resursele necesare după tip și ar grupa toate utilajele, materiile prime și personalul separat. Alternativ, poate fi organizată o defalcare pentru a reflecta progresul cronologic a unui proiect. Toate resursele necesare pentru fiecare fază sunt grupate și apoi separate în categoriile lor cronologice în diferite subcategorii. Resursele pot fi împărțite în continuare în funcție de cine ar trebui să le folosească, deși multe structuri pur și simplu consideră personalul ca resurse în sine și nu organizează structura în acest mod.
Deși organizarea diagramei sau modelului poate varia, cel mai comun tip de structură este unificat printr-o organizare ierarhică globală. „Managementul”, sau grupul principal de proiect, este plasat în partea de sus, cu grupurile subordonate și resursele de care au nevoie mai jos. Această organizare a structurii de defalcare a resurselor asigură nu numai că toți cei implicați știu unde aparțin resursele, ci și că cunosc lanțul ierarhic al întregului proiect.