O verificare fizică a activelor este un proces care este utilizat pentru a determina dacă activele revendicate în evidențele companiei sunt de fapt în posesia companiei. Aceeași abordare generală este utilizată pentru a verifica activele revendicate de un investitor ca parte a unui portofoliu. Cu ambele abordări, scopul este de a confirma existența fizică a activelor și de a se asigura că acestea sunt contabilizate corespunzător în ceea ce privește menținerea unui inventar corect și plata impozitelor pe acel inventar.
În ceea ce privește stocurile menținute ca parte a funcționării unităților de producție, o verificare fizică a activelor este o componentă comună pentru a se asigura că articolele care fac parte dintr-un inventar sunt efectiv prezente. Funcționarii de aprovizionare vor efectua adesea inventare fizice ale proviziilor de mai multe ori în fiecare an, numărând fizic fiecare unitate de articole care ar trebui să fie în stoc conform înregistrărilor de inventar. Datele din această verificare fizică a activelor pot fi apoi utilizate pentru a ajusta înregistrările. Acest lucru este important, deoarece înregistrările precise facilitează comandarea articolelor suplimentare pe baza utilizării și a totalurilor actuale ale stocurilor. În același timp, asigurarea faptului că numărul de inventar este corect, permite companiei să calculeze orice taxe care trebuie plătite pe inventar, evitând să plătească mai multe taxe decât este necesar.
Aceeași abordare generală a verificării activelor poate fi efectuată cu un portofoliu de investiții. Aici se pune accent pe determinarea dacă investitorul deține proprietatea asupra activelor incluse în portofoliu, cu atenție acordată numărului de acțiuni și prețului pieței la o anumită dată. În cazul imobilelor care sunt incluse în portofoliu, se vizitează amplasamentul exploatației și se verifică și existența oricăror clădiri sau alte caracteristici care afectează valea proprietății. Ca și în cazul stocurilor dintr-o fabrică de producție, rezultatele inspecției fizice pot fi utilizate pentru a ajusta înregistrările contabile, rezultând informații fiabile care pot fi utilizate pentru a confirma averea actuală a investitorului și pentru a asigura că obligația fiscală este evaluată corespunzător.
Cu orice efort de a efectua o verificare fizică a activelor, trebuie avut grijă să inspectați îndeaproape activele în cauză, să verificați că sunt legitime și să confirmați numărul dacă sunt implicate mai multe unități. Deși necesită oarecum timp, acest tip de efort poate ajuta la identificarea discrepanțelor care, dacă nu sunt corectate, ar putea crea probleme serioase mai târziu. De exemplu, dacă o verificare fizică a activelor dintr-o fabrică de producție a determinat că o componentă majoră a mașinii care se presupune că se află în inventarul de aprovizionare nu este prezentă fizic, este posibil să se ajusteze înregistrările și să se comande una sau mai multe unități ale acelei componente înaintea echipamentelor cheie. se defectează și costă compania timp de producție și întârzieri care pot fi de câteva zile sau chiar săptămâni.