Un inventar al activelor IT este o evaluare structurată a elementelor IT fizice și virtuale pe care o companie sau o entitate are la dispoziție. Liderii de afaceri și alte părți folosesc procesele de inventar al activelor IT pentru a evalua proprietățile IT, pentru a urmări articolele și pentru diverse alte scopuri. Păstrarea datelor actuale ale inventarului IT poate ajuta la răspunsul la incidente sau probleme dintr-un anumit sistem IT sau poate ajuta la achizițiile viitoare pentru întreținere sau extinderea operațiunilor. În general, acest tip de audit face parte dintr-o „arhitectură orientată spre servicii” pentru software și hardware, în care a avea un plan de urmărire IT poate beneficia cu adevărat unei afaceri sau organizații.
Companiile care realizează inventarierea activelor IT pot identifica anumite sisteme IT pentru eventuale cercetări de audit și eficiență. Aceasta include orice servere care manipulează informații într-un „lanț de aprovizionare” orientat spre servicii. Serverele pot deține în siguranță informații despre clienți pentru afaceri de returnare sau de comunicare. De asemenea, pot sprijini un departament de resurse umane cu sisteme de salarizare și multe altele. Structurile serverelor sunt vitale pentru multe afaceri și sunt adesea incluse într-un inventar de active IT din acest motiv.
Unele echipe de conducere oferă îndrumări pentru un inventar al activelor IT pe care alți angajați îl vor realiza. Aceasta poate include detalii și criterii specifice pentru etichetarea și urmărirea activelor IT. Aceste articole pot include, de exemplu, marca și modelul tuturor pieselor hardware IT fizice. Inventarul de active IT poate urmări, de asemenea, unde se află aceste active într-o clădire sau o proprietate mai mare sau un grup de proprietăți.
Pe lângă stabilirea criteriilor pentru inventarierea activelor IT, un plan cuprinzător de inventariere a activelor IT ar putea impune metode de diseminare. Acesta poate specifica dacă documentele legate de inventar urmează să fie păstrate pe hârtie, în format digital sau ambele. Poate identifica părți care trebuie citite pentru livrarea corectă a constatărilor și rezultatelor.
Pentru a ajuta la implementarea unui inventar de active IT, conducerea poate oferi un șablon de inventar IT bine construit. Documentele șablon vă ajută să vă asigurați că toate instanțele periodice ale inventarului IT sunt urmărite în mod consecvent. Detaliile despre un șablon de inventar al activelor IT pot include identificarea companiei și a filialelor sale, marcaje temporale și alte date cronologice și formate specifice pentru etichetarea tuturor dispozitivelor pe care managerii de inventar le vor inspecta fizic și asupra cărora le vor raporta. De asemenea, pot exista prevederi pentru o evaluare a condițiilor, în care hardware-ul deteriorat sau care funcționează defectuos poate fi etichetat pentru înlocuire.