Cunoscută și sub denumirea de partajare desktop, partajarea ecranului este capacitatea de a permite altor persoane aflate în conexiune securizată să vadă conținutul curent al desktopului unui computer. Accesul la desktop de la distanță de acest tip particular este adesea util în aplicațiile de conferințe web, deoarece permite unui moderator sau lider de conferință să permită altor participanți să vadă documentul sau prezentarea pe care liderul o afișează în prezent pe desktopul său. Partajarea ecranului face posibilă afișarea desktopului și, de asemenea, desfășurarea a ceea ce este cunoscut sub numele de tur web ghidat, permițând altor persoane să urmărească cum moderatorul conferinței navighează pe diferite site-uri web sau chiar demonstrează funcționalitatea unui motor de căutare.
Partajarea ecranului este oarecum diferită de alte forme de partajare a aplicațiilor, prin aceea că participanții, în mod normal, nu trebuie să descarce sau să memoreze în cache niciun fișier înainte de începerea conferinței web. De obicei, tot ceea ce este necesar este o conexiune la internet și acreditările de conectare pentru a participa la conferința online. În funcție de platforma de conferință utilizată, pot exista anumite limitări ale versiunilor diferitelor browsere care sunt compatibile. Aceasta înseamnă că participanții ar putea fi nevoiți să facă upgrade la o versiune mai nouă a unui anumit browser pentru a participa la secțiunea de partajare a ecranului a întâlnirii.
Unul dintre avantajele partajării ecranului este că gazda sau moderatorul nu trebuie să trimită fișiere sau instrucțiuni pentru a descărca prezentări înainte de întâlnire. Gazdele pot lucra la conținutul unei prezentări până la ora de începere a conferinței, facilitând gestionarea oricăror rafinamente de ultimă oră care vin în minte. Acest lucru poate fi deosebit de important atunci când subiectul conferinței web este un tip de situație în curs de dezvoltare cu care se confruntă compania sau informațiile relevante pentru întâlnire nu ajung la gazdă decât în ultimul minut.
În timp ce partajarea ecranului este un instrument de conferință web extrem de util, este important să rețineți că, pe parcursul întâlnirii, participanții pot vedea tot ceea ce este afișat pe desktopul gazdei. În timp ce unele instrumente de partajare a ecranului includ o funcție care face posibilă blocarea vizualizării tuturor, cu excepția unei părți a desktopului, majoritatea modelelor permit participanților să vadă întregul desktop așa cum gazda vede zona de afișare. Acest lucru face ca gazda sau liderul să închidă casetele de e-mail și orice alte fișiere care nu sunt relevante pentru subiectul întâlnirii. Procedând astfel, minimizează șansele de a afișa accidental ceva care nu este potrivit pentru întâlnire și, eventual, de a face de rușine liderul sau oricare dintre participanți.