Planificarea comunicării este dezvoltarea unei strategii clare, coerente și adecvate pentru campaniile de marketing și alte comunicări de la o companie către membrii publicului. O strategie generală pentru toate comunicările poate ghida activitățile și poate oferi un cadru pe care să-l folosească angajații. Planuri specifice pot fi dezvoltate pentru anumite evenimente sau campanii. Companiile pot folosi o serie de abordări pentru planificarea comunicării și pot angaja un consultant care să asiste în acest proces.
În planificarea comunicării pentru o companie în general, personalul se gândește la tipul de mesaj pe care dorește să îl transmită publicului. Comunicările trebuie să rămână pe mesaj și adecvate stilului, tonului și imaginii companiei. De asemenea, aceștia pot urma un format specific, iar compania ar putea avea linii directoare clare pentru modul de a gestiona diferite situații. Purtătorii de cuvânt trebuie să urmeze aceste instrucțiuni pentru a rămâne consecvenți și pentru a preveni divulgarea accidentală a informațiilor confidențiale sau dăunătoare.
Cu o anumită campanie, personalul de publicitate se așează pentru a defini ce vrea să comercializeze, cui doresc să o comercializeze și cum plănuiește să atingă grupul demografic țintă. Planificarea comunicării va contribui la dezvoltarea unei strategii clare de marketing. Pe măsură ce compania avansează cu campania, poate determina dacă îndeplinește obiectivele de marketing sau dacă se îndepărtează.
Accentul pe comunicații poate fi important, mai ales pentru o companie nouă care dorește să-și stabilească o reputație și o imagine. Indiferent dacă o companie folosește poșta directă pentru a ajunge la clienți noi sau creează reclame radio, marketingul ar trebui să fie consecvent. Compania trebuie să respecte punctele cheie și să le comunice clar. Consumatorii ar trebui să recunoască produsele și serviciile companiei prin publicitate. Dacă nu o fac sau dacă reclamele creează o imagine negativă a companiei, aceasta este adesea rezultatul unei planificări slabe de comunicare. Situațiile în care mai multe persoane contribuie la o campanie fără a lucra împreună în mod activ la comunicare pot crea mesaje inconsecvente și confuze.
Brainstormingul poate fi un instrument util pentru planificarea comunicării. Membrii personalului se pot întâlni pentru a discuta despre un proiect și obiective într-un mediu informal în care toate contribuțiile sunt binevenite. Ei ar trebui să genereze o listă de subiecte, idei și priorități de utilizat în dezvoltarea unei strategii clare. Un consultant poate oferi îndrumări în acest proces. Consultanții pot intervieva diverși personal pentru a afla despre percepțiile lor despre un anumit proiect și pot reuni aceste informații pentru a genera linii directoare cuprinzătoare și clare pe care toți membrii companiei le pot urma în comunicările externe.