Folosită în mod specific, prelucrarea datelor se poate referi la o etapă discretă din ciclul de prelucrare a informațiilor în care datele sunt achiziționate, introduse, validate, procesate, stocate și scoase la iveală, fie ca răspuns la întrebări, fie sub formă de rapoarte de rutină; prelucrarea este etapa care organizează informaţia pentru a forma rezultatul dorit. Folosită într-un sens mai general, prelucrarea datelor se poate referi și la actul de înregistrare sau manipulare în alt mod a unuia sau mai multor seturi de date și este adesea efectuată cu ajutorul computerelor. Cuvântul date este folosit în mod obișnuit pentru a însemna „informații” și sugerează adesea cantități mari de informații într-un format standardizat. Datele pot consta din litere, cifre, ecuații, date, imagini și alte materiale, dar de obicei nu includ cuvinte întregi.
Prelucrarea datelor și informațiilor
Unul dintre punctele cheie despre termenul de prelucrare a datelor este că este folosit de unii sinonim cu termenul de prelucrare a informațiilor, în timp ce alții fac o distincție între cele două. În majoritatea cazurilor, totuși, cuvântul date este folosit pentru a însemna forma originală a rezultatului, în timp ce informația este menită să definească datele care au fost organizate sau modificate într-un fel. Biroul de Statistică a Muncii (BLS) în publicația sa Occupational Outlook Handbook, Ediția 2010–2011, are o intrare pentru „Lucrători cu introducerea datelor și prelucrarea informațiilor”. Aici, se face o distincție între „date”, care este materie primă, și „informații”, care a suferit o anumită prelucrare: cele două sunt tratate ca distincte, datele precedând informațiile.
Date de calcul
În calcul, procesarea datelor poate fi utilizată pentru a se referi la utilizarea unei aplicații software pentru a organiza un anumit tip de date de intrare pentru a crea o ieșire dorită. Rezultatul poate fi orice, de la un fișier multimedia la o imagine sau un fișier text. De obicei, introducerea cuvintelor așa cum se gândește la ele nu este considerată ca o introducere de date, așa că scrierea unei povești folosind un procesor de text nu s-ar califica ca o formă adevărată de prelucrare a datelor; cu toate acestea, introducerea încasărilor și cheltuielilor pentru luna într-un program de calcul și tipărirea unui raport ar fi.
Programele concepute pentru a procesa date sunt numeroase, iar capacitățile lor variază de la bază la foarte aprofundată. Un exemplu de program care poate procesa cu ușurință datele este Microsoft Excel®, care este în esență o foaie de calcul care poate fi folosită pentru a organiza datele, în special ecuații matematice. Programul poate fi folosit pentru procesare de bază sau, dacă utilizatorul este familiarizat cu programul, poate fi folosit și pentru rezultate mai aprofundate. Alte tipuri de programe de procesare includ programe utilizate pentru a organiza datele contabile pentru a determina pierderile sau câștigurile, datele seismice utilizate pentru a prezice cutremure și statisticile de afaceri pentru a ajuta afacerile să funcționeze mai eficient, pentru a numi doar câteva.