Un planificator de evenimente corporative poate fi esențial pentru planificarea, pregătirea, coordonarea și gestionarea unui eveniment corporativ. Unele evenimente sunt la scară largă și pot costa o companie o mulțime de bani. Evenimentele la scară largă pot necesita o echipă de planificatori. Alte evenimente corporative sunt de natură mai mică și pot avea nevoie doar de o singură persoană pentru a planifica evenimentul.
Există multe tipuri diferite de evenimente organizate de corporații. Unii au nevoi culturale unice pentru evenimentul lor, iar alții au o viziune specifică. Este la latitudinea planificatorului de evenimente corporative să-și dea seama ce tip de eveniment dorește să găzduiască șeful companiei. De exemplu, ar putea dori un picnic în familie, o gală cu cravată neagră, o experiență unică de carnaval sau o strângere de fonduri pentru celebrități.
Toate deciziile importante vor fi luate de gazda corporativă; cu toate acestea, planificatorul va oferi gazdei câteva opțiuni. De exemplu, planificatorul poate informa gazda că un eveniment de strângere de fonduri de caritate poate avea loc la un hotel, un punct de reper al orașului sau la un centru de convenții. Gazda va alege o opțiune de locație dintre opțiuni. Dacă gazda alege să organizeze evenimentul la un hotel, planificatorul va selecta apoi o serie de opțiuni de hotel – oferind din nou gazdei posibilitatea de a face o alegere bine informată.
Odată ce tipul de eveniment este decis, planificatorul de evenimente corporative trebuie să avanseze și să negocieze toate aspectele evenimentului. Pe lângă rezervarea locației, un planificator de evenimente corporative se va ocupa de toate detaliile. Selectarea unui furnizor de catering, rezervarea divertismentului, organizarea tururilor locale, gestionarea contabilității evenimentului și instalarea echipamentului audio/vizual pot fi toate responsabilitățile planificatorului. În plus, dacă există oaspeți din afara orașului pentru eveniment, planificatorul poate avea nevoie să stabilească aranjamente de călătorie, cum ar fi biletele de avion și transportul terestru, și să ajute oaspeții să obțină pașaport sau vize.
În ziua evenimentului, planificatorul de evenimente corporative se va asigura că totul decurge fără probleme. Orice defecțiune va fi gestionată și rezolvată de către planificator. Deși poate fi stresant pentru planificator, gazda corporativă nu ar trebui să simtă nimic din stres.
Angajarea unui planificator de evenimente corporative poate părea o cheltuială inutilă la început; cu toate acestea, poate economisi bani unei corporații. Dacă un membru al personalului a trebuit să-și ia timp din ziua ei pentru a planifica un eveniment, chiar și unul la scară mică, îndatoririle sale de serviciu ar putea avea o prioritate mai mică. Un planificator de evenimente corporative este instruit să facă nenumărate apeluri telefonice, să se întâlnească cu diverși furnizori și să finalizeze aranjamente detaliate, salvând angajații corporativi de bătăi de cap.