Reconcilierea conturilor de creanțe este un tip de sarcină de contabilitate care necesită compararea cu atenție a documentației pe hârtie care este legată de tranzacțiile de creanțe cu înregistrările care sunt efectiv făcute în evidențele contabile. Această abordare ajută la identificarea oricăror discrepanțe care pot fi prezente și la corectarea lor ca parte a unei reconcilieri generale a înregistrărilor contabile. Frecvența cu care se desfășoară acest tip de activitate va varia de la o afacere la alta, dar se desfășoară în general lunar sau cel puțin trimestrial.
Ca orice tip de reconciliere contabilă, reconcilierea conturilor de încasat are scopul de a localiza orice probleme care ar putea face ca datele afișate în evidențele contabile să nu se echilibreze cu alte documente. Acest lucru va însemna adesea revenirea la toate documentele relevante pentru creanțe pentru perioada de timp luată în considerare. De exemplu, reconcilierea poate implica compararea depozitelor bancare sau a creanțelor pentru anumite date pentru a vă asigura că suma depusă este aceeași cu suma înregistrată pe facturile clienților. În același timp, procesul va cere și asigurarea faptului că plățile de pe acele facturi se potrivesc cu sumele afișate în contul de client în creanțe.
În multe cazuri, o reconciliere a conturilor de creanțe ajută la identificarea erorilor comune care pot apărea la înregistrarea plăților primite de la clienți sau chiar la pregătirea depozitelor bancare ale acelor creanțe. Comparând îndeaproape documentația de suport, este posibil să se stabilească dacă numerele au fost transpuse sau dacă o plată nu a fost înregistrată pe factura restante corectă. Multe dintre problemele identificate în timpul acestui tip de reconciliere pot fi corectate cu puțin efort, rezultând creanțe care sunt complet exacte și complet reconciliate.
Alegerea de a efectua o reconciliere a conturilor de încasat în mod regulat poate beneficia foarte mult companiei, unele companii alegând să efectueze o reconciliere zilnică sau săptămânală. Chiar și cu o afacere mică, alocarea timpului pentru a efectua reconcilierea în fiecare lună va economisi mult timp și resurse, făcând totodată posibilă identificarea oricăror procese de contabilitate îndoielnice care ar putea avea loc. Presupunând că reconcilierea se face de mai multe ori în fiecare an calendaristic, este adesea mai ușor să notăm orice discrepanțe, să le cercetezi și, în final, să le reconciliezi cu relativ puține probleme. Efectuarea unei reconcilieri a conturilor de încasat chiar înainte de audit este adesea o idee bună, deoarece procesul înseamnă cărți fără erori, ceea ce va ajuta auditul să fie simplu și ușor de gestionat.