Conturile de încasat este un concept în care o companie acordă împrumuturi pe termen scurt clienților săi. De exemplu, o companie vinde bunuri sau servicii pe credit, forțând departamentul de conturi de încasat să țină evidențe cu privire la cine datorează bani companiei și când clienții ar trebui să plătească facturile. Alte sarcini pot exista, de asemenea, în acest departament, cum ar fi reconcilierea conturilor clienților, echilibrarea conturilor de încasare a conturilor părinte și crearea de rapoarte de vechime pentru a determina care clienți sunt cu mult în urmă în efectuarea plăților în conturile deschise. Este posibil ca companiile mai mici să nu aibă un departament real pentru conturile de încasat; în schimb, o singură persoană se ocupă de aceste sarcini. Acest departament este printre cele mai importante din birourile de contabilitate, deoarece controlează parțial fluxul de numerar al unei companii.
Oferirea de conturi de credit pe termen scurt clienților este o modalitate prin care o companie poate induce mai multe vânzări către cei care nu au numerar disponibil. O companie își poate folosi departamentul de creanțe pentru a efectua verificări minore de credit asupra clienților care caută conturi comerciale. Acest lucru poate implica verificarea înregistrărilor cu alți furnizori care au oferit clienților potențiali conturi de credit comercial. Această înregistrare istorică poate indica cât de bine își va plăti facturile potențialul client. Departamentul de conturi de creanțe poate să nu ia decizia finală asupra conturilor de credit, lăsând această responsabilitate controlorului.
Munca zilnică într-un departament de creanțe este de obicei repetitivă, la fel ca multe activități diferite într-un departament de contabilitate. Contabilii sortează poșta în fiecare zi și caută plăți de la clienți. Dacă există, contabilii ștampiază data primită pe plată și trag contul clientului în registrul general al companiei. Poate fi necesară o scurtă reconciliere pentru a determina ce facturi deschise acoperă cecul în termeni de plată. Dacă clientul plătește un extras de cont trimis de companie, acest proces de reconciliere poate fi mai ușor, deoarece o parte a lucrării este deja finalizată.
Odată ce contabilii primesc numerar de la clienți, reconciliază creanțele și postează plăți, poate fi necesară o reconciliere mai mare. Acest lucru poate începe cu crearea unui raport de vechime pentru a determina care clienți mai datorează bani și cât de vechi au conturile deschise. Pot fi trimise notificări clienților extrem de întârziați, solicitând plata imediată pentru a închide conturile deschise de creanță. Departamentul de conturi de încasat este de obicei responsabil pentru finalizarea acestei activități lunar. Reconcilierea contului de creanță a conturilor-mamă cu raportul de vechime poate fi, de asemenea, un proiect lunar.