Deși din perspectiva utilizatorului final, procesul de introducere a datelor într-un computer este destul de simplu, procesul inițiază de fapt câteva alte procese mai mici. Pentru fiecare parte de date, computerul trebuie să traducă acele informații într-o limbă pe care o înțelege. Calculatoarele folosesc un limbaj intern cunoscut sub numele de binar în care o colecție de caractere „1” și „0” se formează împreună pentru a spune computerului ce trebuie să facă. Recunoașterea entităților denumite este o metodă de simplificare a procesului de traducere de la intrare la date, asistând computerul să împartă propozițiile în părțile lor componente.
Când introduceți date folosind majoritatea programelor de calculator sau paginilor web, programul sau pagina web vă solicită, în general, să introduceți o anumită informație în fiecare câmp, cum ar fi câmpurile „Nume” sau „Adresă”. Un program de recunoaștere a entităților denumite elimină cea mai mare parte a acestora, permițând utilizatorului final să introducă șiruri de caractere — propoziții — de text, oferind o interfață mai naturală. Programul preia datele pe care le-ați introdus și le sortează în bucăți pe care le poate înțelege mai ușor.
Luați o propoziție precum „Joe a comandat patru bushels de banane”. Într-un program tradițional, utilizatorul final ar trebui să introducă „Joe” în câmpul „Nume angajat”, „Banane” în câmpul „Tipul de achiziție”, „patru” în câmpul „Cantitate” și „bușeluri” în câmpul câmpul „Unități”. Într-o configurație de recunoaștere a unei entități numite, utilizatorul final ar introduce pur și simplu întreaga propoziție așa cum este scrisă. De îndată ce utilizatorul face clic pe Trimitere, computerul sortează propoziția în bucăți, efectuând aceeași defalcare a datelor pe care utilizatorul ar fi folosit-o anterior.
Deși acest lucru este mult mai eficient decât un program tradițional de introducere proiectat din câmpuri, există un dezavantaj substanțial: potențiala eșec a algoritmului de traducere. Algoritmii de recunoaștere a entităților cu nume mai puțin inteligenți ar putea „înțelege” propozițiile doar într-un mod specific. Cu alte cuvinte, dacă angajatul a reformulat propoziția și a scris „Patru bushels de banane au fost comandate de către Joe”, programul ar putea avea dificultăți în înțelegerea și sortarea pieselor. Din acest motiv, chiar dacă utilizatorul final nu mai este responsabil pentru introducerea datelor în câmpuri, nu este încă atât de liber pe cât ar putea părea sistemul la început.