Stabilirea unei întâlniri înseamnă pur și simplu să sune cât mai multe persoane posibil, să-i califice drept potențial client și să le solicite să stabilească o întâlnire cu un agent de vânzări sau un reprezentant. Profesioniștii și oamenii de afaceri nu vor să piardă timp sau bani întâlnind oameni care nu au intenția de a-și cumpăra produsul sau serviciul. Aceste afaceri se bazează pe stabilitorii de întâlniri pentru a se asigura că timpul nu este pierdut. Setarea întâlnirilor începe prin a suna persoanele ale căror nume apar pe o listă de potențiali și a stabili dacă o întâlnire este necesară pentru a oferi mai multe informații, a face o vânzare sau a urmări. Serviciile profesionale de stabilire a programelor pot oferi una dintre cele mai puțin costisitoare metode prin care companiile pot genera clienți potențiali și pot califica clienți potențiali.
Perspectivii de apelare la rece poate fi una dintre cele mai provocatoare sarcini pentru un profesionist de afaceri. Chiar dacă poate fi dificil, aceste apeluri trebuie făcute pentru ca unele afaceri să fie profitabile. Stabilitorii de întâlniri profesioniști se prezintă ca specialiști în apeluri la rece. Ei contactează persoanele de pe o listă care poate conține sute sau mii de nume. Abilitățile necesare pentru această poziție includ perseverența, prietenia și persuasiunea. Organizatorul numirii trebuie, de asemenea, să poată gestiona orice obiecții în mod eficient. Majoritatea organizatorilor de întâlniri lucrează până la opt ore sau mai multe pe zi sunând potențiali, punând câteva întrebări de calificare și organizând o întâlnire pentru ca altcineva să urmărească.
Procesul propriu-zis de stabilire a întâlnirilor începe cu o listă de contacte și numere de telefon. Folosind criterii de calificare foarte largi, sute de mii de nume pot ajunge pe această listă de apeluri. Specialiștii în stabilirea programărilor vor începe apoi să cheme persoanele de pe această listă pentru a determina dacă îndeplinesc criterii mai specifice. De exemplu, un programator care dorește să organizeze întâlniri pentru un agent de asigurări auto poate pune întrebări despre nevoile de asigurare auto ale unui potențial client, suma pe care o plătește în prime, obiceiurile de conducere și dacă doresc să economisească bani. Deoarece pot fi plătiți mai mult pentru stabilirea efectivă a unei întâlniri, specialiștii în stabilirea întâlnirilor vor efectua de obicei un număr mare de apeluri telefonice pentru a stabili cât mai multe întâlniri posibil.
Uneori, oamenii de afaceri s-ar putea să nu aibă abilitatea de a face apeluri la rece eficiente către potențiali sau de a genera clienți potențiali. Angajarea unui serviciu de stabilire a întâlnirilor eliberează mai mult timp pentru ca agenții de vânzări să-l petreacă în întâlniri față în față cu potențiali clienți calificați. Aceste servicii pot ajuta, de asemenea, la identificarea piețelor țintă și a clienților ideali și la dezvoltarea de scripturi de apelare la rece menite să atragă oamenii de pe acele liste. Multe dintre aceste servicii oferă date detaliate despre numărul de apeluri efectuate și clienți potențiali creați. Când comparăm costul acestor servicii cu timpul necesar pentru generarea de clienți potențiali și stabilirea programărilor, un serviciu profesionist poate oferi o soluție rentabilă pentru obținerea de noi clienți.