Software-ul de gestionare a cunoștințelor este un instrument sau un set de instrumente, utilizat pentru a colecta, organiza, partaja și revizui electronic informații despre afaceri între o varietate de utilizatori. Conceptul de management al cunoștințelor (KM) s-a dezvoltat în anii 1990, pe măsură ce întreprinderile se luptau cu modalități eficiente de a gestiona și de a prelua informațiile de afaceri. Au fost dezvoltate sisteme de management al conținutului de întreprindere, împreună cu software specific de management al cunoștințelor pentru a facilita colectarea și distribuirea cunoștințelor. În prezent, există sute de instrumente software KM diferite, fiecare concepută pentru un anumit tip de afacere.
Diverse grupuri, cum ar fi serviciul pentru clienți, tehnologia informației (IT), comerțul cu amănuntul, știință, inginerie, guvern și educație pot avea nevoie de software specializat de gestionare a cunoștințelor. De exemplu, unele programe KM gestionează informații despre clienți sau clienți, pentru a îmbunătăți vânzările și asistența pentru clienți. Un alt tip poate aduna informații despre abilitățile angajaților, talentele, educația și formarea în afaceri, pentru a profita de expertiza care ar fi putut să fi trecut neobservată în trecut. Unele instrumente gestionează fluxul de lucru, oferă instruire sau standardizează procesele prin instrucțiuni sau manuale pas cu pas.
Managementul cunoștințelor începe cu procesul de colectare a informațiilor disponibile. Documentele pe hârtie, e-mailurile, fișierele .pdf sau de procesare a textului, desenele sau graficele, conținutul web, documentele scrise de mână, microfilmele sau microfișele și fișierele digitale sunt toate intrări posibile. Cunoștințele unui expert în domeniu pot fi, de asemenea, notate și adăugate la baza de cunoștințe. Instrumentele speciale pot converti diverse intrări de informații într-un format standard și pot îmbunătăți calitatea documentației rezultate. Setul de cunoștințe rezultat este de obicei stocat într-o bază de date puternică.
Odată ce informațiile au fost adunate, alte instrumente software de management al cunoștințelor sunt utilizate pentru a gestiona informațiile. Documentele și fișierele pot fi legate, indexate și clasificate, astfel încât să fie ușor scanate și accesate de instrumente de recuperare. Este posibil ca unele informații să necesite controlul versiunilor, astfel încât utilizatorii să fie siguri că vor folosi doar cele mai actualizate informații, în timp ce versiunile anterioare sunt arhivate. Instrumentele KM permit mai multor utilizatori să colaboreze la crearea de informații și la gestionarea unui proces de revizuire și aprobare. Alte caracteristici pot include controale de acces, capabilități de arhivare și recuperare și conversie la diferite tipuri de ieșire.
Există multe beneficii de afaceri din utilizarea software-ului de management al cunoștințelor. Reduce nevoia companiilor de a manipula și stoca cantități mari de hârtie sau înregistrări în diverse formate cu diverse cerințe de stocare. Informațiile pot fi preluate mai rapid, dintr-o varietate mai largă de surse și pot fi partajate și controlate mai ușor. Instrumentele KM permit utilizatorilor să culeagă informații despre informații, cum ar fi valori, productivitate, probleme recurente sau comune și întreruperi ale fluxului de lucru. Din aceste motive, software-ul de management al cunoștințelor continuă să crească în popularitate, complexitate și aplicare practică.