Software-ul de urmărire a timpului, cunoscut și sub numele de software pentru foaie de pontaj, este un tip specializat de software de contabilitate utilizat pentru a menține foile de pontaj pentru fiecare persoană din cadrul unei companii. Utilizarea software-ului facilitează angajaților și conducerii să își urmărească timpul la locul de muncă. Acest lucru ajută la menținerea mai ușor a înregistrărilor, cum ar fi urmărirea timpului de compensare, urmărirea timpului de vacanță și urmărirea concediilor medicale.
Acest tip de software permite angajaților să-și introducă timpul în program, unde poate fi aprobat sau respins de supervizorii sau managerii de proiect. Face procesul de urmărire a timpului angajatului mai rapid și mai ușor, precum și facilitează programarea altor proiecte.
Software-ul de urmărire a timpului vine sub mai multe forme. Software-ul autonom, de exemplu, poate fi folosit doar pentru a înregistra foile de pontaj și pentru a genera rapoarte. Companiile mai mici pot considera că acesta este singurul program necesar pentru a duce treaba la bun sfârșit.
Pentru companiile mai mari, există software disponibil care se integrează într-un sistem de contabilitate. Acest tip de software de urmărire a timpului funcționează cu date care sunt introduse direct în conturile companiei. Avantajul acestei metode este că software-ul de urmărire poate fi legat de statul de plată și poate eficientiza acea parte a afacerii. Software-ul care este integrat într-un sistem de facturare poate fi folosit și pentru a genera facturi. Este folosit de obicei de contractori și profesioniști, cum ar fi avocații, deoarece facilitează facturarea timpului clienților.
Unele versiuni ale software-ului de urmărire a timpului sunt integrate în sistemele de management al proiectelor. În acest fel, software-ul poate fi folosit pentru a reprezenta grafic munca și timpul petrecut pentru fiecare proiect sau sarcină. Acest tip de sistem este folosit de companiile care au proiecte mari care pot dura multe luni până la finalizare.
Dacă timpul trebuie urmărit, este important ca software-ul să se miște la fel de repede ca persoana care îl folosește. În plus, cele mai bune programe permit utilizatorului să integreze sisteme, variind de la facturare la urmărirea cheltuielilor până la liste de „de făcut”. Software-ul de urmărire a timpului ar trebui să permită, de asemenea, urmărirea precisă a timpului cu raportare flexibilă. Majoritatea sistemelor permit utilizatorului să personalizeze rapoarte, determinând ce informații sunt importante pentru o anumită lucrare sau proiect.
Informațiile exacte despre progres pot ajuta persoana sau compania să identifice domeniile de îngrijorare, precum și ce sarcini durează prea mult pentru a fi finalizate la un moment dat. În cazul urmăririi timpului angajaților, acesta permite utilizatorului să vadă care angajați își folosesc timpul cel mai eficient și care au nevoie de îmbunătățiri.