Există două tipuri principale de software de achiziții: achiziții electronice sau management logistic. Software-ul pentru achiziții este de obicei parte a unei soluții de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau a unui pachet de contabilitate. Majoritatea furnizorilor de software oferă o soluție complet integrată care încorporează activitatea de achiziție în sistemul contabil. Avantajul acestui tip de software este capacitatea de a raporta cu exactitate toate angajamentele financiare în orice moment.
Achizițiile sau achizițiile reprezintă toate activitățile care se referă la achiziționarea de bunuri și servicii pentru utilizare de către întreprindere. Un sistem standard de achiziții permite utilizatorilor să creeze cereri de achiziție, bonuri de mărfuri, comenzi de achiziție și facturi. Retururile de bunuri, notițele de credit și confirmarea livrării sunt opțiuni adesea incluse în acest tip de software. Cel mai bun software de achiziții include o funcționalitate semnificativă de raportare, fluxuri automate de lucru de aprobare și urmărirea angajamentelor.
Achizițiile electronice sau achizițiile electronice sunt un software de achiziție utilizat pentru a achiziționa bunuri de la alți furnizori prin intermediul site-urilor lor web. De obicei, utilizatorul se conectează la o soluție electronică internă de achiziții conectată la software-ul de contabilitate. Utilizatorul poate selecta dintr-o listă de furnizori aprobați și poate răsfoi cataloagele lor pentru produse. La selectarea produselor, articolele sunt notate în software-ul electronic de achiziție.
Utilizatorului i se cere să atribuie conturile interne articolelor din coșul de cumpărături. Procesul de aprobare internă este apoi declanșat, de obicei cu e-mailuri automate sau instrumente conexe. După aprobare, o comandă electronică este trimisă furnizorului. Când articolele sunt primite, utilizatorul se conectează din nou în sistemul electronic de achiziții pentru a procesa primirea mărfurilor.
Procesul de facturare electronică permite firmelor aprobate să-și trimită facturile direct către client pe cale electronică. Majoritatea sistemelor au un proces automat pentru a se asigura că numai comenzile care au fost primite sunt trimise pentru plată. Alte firme solicită ca fiecare factură să fie revizuită și aprobată manual înainte de a fi procesată pentru plată.
Software-ul pentru achiziții electronice a cunoscut o creștere uriașă în ultimii cinci ani și este de așteptat să continue să crească. Există economii semnificative disponibile pentru instituțiile care implementează achizițiile electronice. Economiile sunt atât economii de dolari datorate timpului redus de procesare a facturilor, cât și economii de dolari datorate timpului redus al personalului necesar procesării unei comenzi. Software-ul standard de achiziții este un mecanism de control utilizat în mod obișnuit pentru a urmări activitatea de cheltuieli și pentru a monitoriza prețurile pe care furnizorii le percep, precum și pentru a se asigura că politica este respectată.