Un sistem de achiziții este de obicei un sistem computerizat conceput pentru a gestiona procesul de achiziție. Achizițiile sunt un termen folosit pentru a descrie activitatea de cumpărare pentru o afacere sau organizație. Există două tipuri principale de sisteme de achiziții: achiziții electronice și achiziții standard. Ambele tipuri de sisteme sunt disponibile pe scară largă și sunt adesea incluse într-un produs software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau de contabilitate.
Deși funcționalitatea oferită variază în funcție de software, un instrument de achiziție tipic include cererile de achiziție, comenzile de achiziție, bonurile de mărfuri și procesarea facturilor. Pe lângă aceste cerințe de bază, majoritatea sistemelor includ o serie de instrumente de raportare. Procesele de aprobare, controalele și instrumentele de gestionare a fondurilor încorporate sunt de obicei standard în produsele mai mari.
Conceptul principal de achiziție este că planificarea avansată, programarea și cumpărarea în grup vor avea ca rezultat economii de costuri, o operare mai eficientă a afacerii și, prin urmare, o profitabilitate crescută. Un sistem de achiziții este utilizat pentru a gestiona acest proces, oferind timp de livrare pentru facturi, urmărirea cheltuielilor totale pe tip de mărfuri, precum și angajamentele financiare și gestionarea fluxului de numerar. Implementarea completă a unui sistem de achiziții are ca rezultat, de obicei, modificări semnificative ale procesului de afaceri existent, deoarece sistemul va necesita stabilirea anumitor controale și proceduri interne.
Un sistem electronic de achiziții este cunoscut și sub denumirea de achiziții electronice. Acest termen este folosit pentru a descrie software-ul care permite cumpărătorilor să acceseze cataloagele furnizorilor prin Internet, precum și să accepte facturi electronice. Cumpărătorii își selectează materialele, indică conturile care urmează să fie taxate pentru achiziție și creează o comandă de cumpărare în sistemul de contabilitate. Toate activitățile legate de achiziții se desfășoară în sistem electronic, reducând documentele și sporind eficiența.
Procesarea electronică a facturilor permite companiilor selectate să simplifice în continuare revizuirea și aprobarea facturilor. Datele sunt apoi direcționate printr-o serie de aprobări online înainte de a fi procesate pentru plată în sistemul contabil. Acest tip de sistem de achiziții este foarte popular în firmele mari, unde există contracte de achiziții pentru gestionarea activității de cheltuieli. Pentru aceste firme, reducerea timpului personalului pentru procesarea facturilor oferă o rentabilitate excelentă a investiției.
Un sistem standard de achiziții este complet integrat cu pachetul software de contabilitate utilizat de organizație. Toată activitatea de cumpărare este urmărită și gestionată prin acest modul, permițând firmei să controleze cheltuielile și să urmărească oportunitățile de economii mai mari. Rapoartele, analizele și controalele interne sunt toate încorporate în acest tip de software și sunt concepute pe baza celor mai bune practici. Implementarea unui sistem de achiziții este una dintre cele mai simple modalități de îmbunătățire a eficienței operaționale.