Un arhitect de înregistrare este o firmă sau un arhitect individual care figurează pe o autorizație de construire pentru proiectul de construcție pentru care sunt contractați. Autorizația se obține prin trimiterea unei cereri, a desenelor de proiect și a specificațiilor de construcție către autoritatea de reglementare care este responsabilă pentru zona în care urmează să aibă loc construcția. Poate exista mai mult de un arhitect de înregistrare dacă diferiți arhitecți plănuiesc să lucreze la un singur proiect. O firmă mare poate stabili, de asemenea, o relație de lucru cu un arhitect local, al cărui nume ar apărea pe cerere și pe permis.
Pot fi necesare abilități speciale pentru construcții în anumite zone, cum ar fi cele care sunt active din punct de vedere seismic sau au un anumit tip de teren. Arhitectul local poate supraveghea operațiunile proiectului și, prin urmare, devine arhitectul înregistrat. În Statele Unite, de exemplu, un astfel de statut înseamnă că firma deține controlul asupra proiectului, conform Consiliului Național al Comisiilor de Înregistrare Arhitecturale (NCARB). NCARB cere ca arhitecții să se asigure că sunt respectate cerințele legale corespunzătoare pentru înregistrare, chiar și atunci când externalizează pregătirea documentelor. De asemenea, prezintă criteriile pentru a fi responsabil în controlul lor asupra proiectelor.
În conformitate cu orientările NCARB, un arhitect de înregistrare ar trebui să dețină întotdeauna controlul asupra a ceea ce intră în documente, cunoaște conținutul și să fie profesionist în pregătirea acestora. De asemenea, ar trebui să țină evidențe pentru a se asigura că aceste criterii sunt îndeplinite pentru cel puțin cinci ani. Calitatea comunicării este, de asemenea, accentuată și, odată cu stabilirea autorizațiilor de construire, ar trebui să se stabilească comunicări prin e-mail între toate părțile implicate în proiect.
Arhitectul ar trebui, de asemenea, să fie deschis pentru a partaja fișiere tehnice prin serverele FTP (File Transfer Protocol) pentru cea mai rapidă comunicare. Întâlnirile și recenziile pe internet sunt cea mai bună modalitate pentru toate părțile de a rămâne la curent cu proiectele. Legea și regulamentele model NCARB îi ghidează pe arhitecți cu privire la modul în care trebuie să respecte aceste reguli atunci când documentele sunt pregătite în altă parte. De asemenea, un arhitect de înregistrare trebuie să fie întotdeauna responsabil în gestionarea documentației în mod profesional.
Orice arhitect înregistrat este, de asemenea, responsabil pentru a se asigura că toate codurile de siguranță sunt respectate în timpul unui proiect. Acest lucru este valabil dacă sunt firma principală pentru un proiect sau sunt contractați de o companie de arhitectură mai mare. Indiferent de controlul asupra evidenței, majoritatea statelor din Statele Unite au aplicat standardul NCARB, iar unele au adăugat cerințe care definesc modul în care arhitectul evidenței se identifică pe documente.