Un buget administrativ este un plan financiar pentru partea administrativă a unei afaceri pentru o perioadă contabilă, cum ar fi un trimestru sau un an. Include costurile care nu sunt direct asociate cu producția de bunuri și servicii. Controlul bugetelor este esențial pentru companiile de toate dimensiunile, deoarece un buget mare poate consuma profituri și poate îngreuna creșterea unei companii. Dacă o companie este tranzacționată la bursă, aceasta are, de asemenea, obligația de a proteja acționarii cu un buget rezonabil și, în unele cazuri, companiile pot avea obligația legală de a dezvălui bugetul administrativ.
Acest document conține o defalcare detaliată a cheltuielilor anticipate pentru operațiunile de asistență legate de afacere, de la servicii juridice până la salarizare de secretariat. Bugetul administrativ definește un număr de departamente și funcțiile acestora și discută alocațiile de fonduri disponibile pentru acestea. Mărimea acestui buget poate varia, în funcție de companie; unele companii au costuri generale asociate foarte mari, în timp ce altele au costuri concentrate direct în producție.
Anumite organizații trebuie să-și dezvăluie bugetul administrativ. În guvernele care apreciază transparența, acest document este disponibil pentru examinare de către contribuabili, iar oamenii pot trimite comentarii. Companiile cotate public trebuie să discute despre bugetul în rapoarte anuale și în alte declarații. De asemenea, organizațiile de caritate înregistrate trebuie să arate cum își folosesc fondurile, iar un buget administrativ ridicat poate fi un factor de descurajare pentru donatorii care doresc să vadă cea mai mare parte a fondurilor lor concentrate pe livrarea de bunuri și servicii către cei nevoiași.
Planificarea unui buget administrativ poate dura săptămâni sau luni. Compania trebuie să fie capabilă să anticipeze costurile cât mai precis posibil și poate lua în considerare probleme precum vârfurile inflaționiste. Acesta stabilește obiectivele pentru perioada contabilă și le poate discuta în buget. De exemplu, bugetul departamentului juridic s-ar putea extinde deoarece o companie pregătește un nou produs care necesită consultanță juridică și astfel cheltuielile sunt justificate. Dacă o companie nu poate explica un salt brusc al cheltuielilor administrative, aceasta ar putea reprezenta probleme de comunicare sau de eficiență în cadrul administrației companiei.
Contabilii, analiștii și alții pot consulta un buget administrativ dintr-o perioadă anterioară pentru informații. Creșterea costurilor administrative tind să devină o problemă în timp și, uneori, aceste bugete devin umflate. În aceste situații, personalul trebuie să se așeze pentru a determina cum să reducă cel mai eficient bugetul pentru a satisface nevoile administrative, în timp ce reorientează fondurile către alte scopuri. Aceasta ar putea include restructurarea departamentelor și alte măsuri pentru creșterea eficienței și reducerea costurilor asociate activităților administrative.