Un ceas de prezență este folosit pentru a monitoriza și a reglementa intrările și plecările angajaților într-un loc de afaceri. Aceste dispozitive parcurg o gamă variată de la mașini simple care imprimă informații pe carduri până la sisteme computerizate sofisticate care colectează date biometrice de la angajați. Utilizarea unui ceas orar oferă managementului o modalitate de a înregistra automat numărul de ore lucrate de către angajații individuali și de a monitoriza punctualitatea lucrătorilor. Sistemele moderne sofisticate oferă, de asemenea, securitate sporită la locul de muncă.
Etapele ulterioare ale revoluției industriale au fost parțial definite de un accent sporit pe utilizarea eficientă și organizată a timpului. Modelele timpurii de ceas de prezență au fost introduse în ultimii ani ai secolului al XIX-lea. Aceste dispozitive au fost utilizate inițial mai ales în fabrici mari și au servit ca instrument pentru a asigura oportunitatea lucrătorilor. Introducerea unui ceas de prezență la locul de muncă a fost o binecuvântare mixtă pentru lucrători, deoarece aceste dispozitive au îngreunat angajatorilor subraportarea orelor lucrate, dar au făcut mai ușor pentru angajatori aplicarea de sancțiuni stricte pentru întârzieri.
Majoritatea locurilor de muncă moderne medii și mari folosesc un fel de ceas de prezență. În unele cazuri, angajații înregistrează fizic folosind un ceas pentru a perfora un card de prezență și apoi ies la sfârșitul schimburilor. În alte cazuri, informațiile despre prezență sunt colectate electronic, iar angajații pot intra și ieși folosind carduri sau scanere biometrice.
Informațiile colectate de un ceas de prezență sunt folosite de angajatori pentru a monitoriza punctualitatea angajaților. Ceasurile de timp servesc și la simplificarea activității departamentelor de salarizare. Unele software-uri moderne de ceas de timp pot interfața direct cu software-ul de salarizare, dar chiar și ceasurile de timp mai vechi au făcut ținerea evidenței și distribuirea salariilor mult mai ușoare prin centralizarea și standardizarea informațiilor despre prezență.
În unele locuri de muncă moderne, ceasul de prezență de la ușă a fost înlocuit cu un software care urmărește activitățile angajaților individuali. Lucrătorii dintr-un centru de apel, de exemplu, pot fi monitorizați de software care este integrat în stațiile de lucru individuale. Acest tip de software de ceas de prezență distribuit permite angajatorilor să urmărească cu mai multă precizie activitățile individuale ale angajaților și face posibilă monitorizarea utilizării timpului angajaților pe parcursul unei zile de lucru.
Unele locuri de muncă folosesc ceasurile de prezență ca formă de securitate. Sistemele software avansate pot folosi carduri sau scanere biometrice pentru a acorda sau restricționa accesul la anumite părți ale unei instalații. Aceste sisteme oferă securitate pentru zonele sensibile, dar pot servi și la monitorizarea trecerilor și venirilor angajaților. Cele mai sofisticate sisteme păstrează înregistrări detaliate și marcate de timp ale mișcărilor angajaților într-o anumită unitate pe parcursul unei zile de lucru.