Ciclul de management al cunoștințelor descrie modul în care cunoștințele sunt captate, procesate și distribuite într-o organizație. Cunoștințele pot fi captate din surse care le creează în cadrul întreprinderii sau din surse externe. Aceste cunoștințe sunt apoi procesate în cadrul organizației și distribuite persoanelor sau departamentelor relevante care trebuie să le folosească. Ciclul este completat de feedback care servește la actualizarea cunoștințelor stocate în cadrul organizației.
Captarea cunoștințelor apărute în cadrul unei organizații necesită o privire de ansamblu asupra punctelor în care se creează cunoștințele. Cunoștințele pot apărea într-un departament de cercetare, din recenzii sau audituri ale sistemelor și proceselor, din experiența de vânzări și marketing sau prin feedback-ul clienților sau inovarea deschisă. Cunoștințele pot apărea și din surse externe, cum ar fi noi produse și procese cumpărate de la furnizori, rapoarte întocmite de consultanți, reviste comerciale, conferințe și seminarii.
Cunoștințele trebuie să fie captate de sisteme software adecvate sau alte sisteme de raportare sau adunate de personalul desemnat. Captarea cunoștințelor relevante așa cum apar într-o organizație este adesea unul dintre punctele slabe ale ciclului de management al cunoștințelor. Lucrările efectuate pentru clienți sau clienți pot fi arhivate și arhivate fără a se gândi la relevanța lor pentru proiectele viitoare. Arhivarea adecvată a cunoștințelor utile nu este, în mod normal, prima prioritate a personalului care lucrează sub presiune pentru a satisface nevoile clienților într-un termen limită strict. În schimb, captarea cunoștințelor și colectarea de informații trebuie încurajate de obicei de personalul desemnat de management al cunoștințelor.
Următoarea etapă a ciclului de management al cunoștințelor implică procesarea și distribuirea informațiilor în punctele în care este nevoie. În unele cazuri, personalul angajat într-o anumită sarcină poate accesa arhiva relevantă și poate beneficia de cunoștințele stocate în cadrul organizației. Distribuția cunoștințelor trebuie, de asemenea, să fie condusă de personal, cum ar fi un manager de cunoștințe care este la curent cu activitățile din cadrul organizației și poate direcționa informațiile relevante către activitățile în care acestea sunt utile în momentul în care este necesar.
Ca urmare a feedback-ului, arhiva de cunoștințe este actualizată și reînnoită. Feedback-ul și experiența unui produs sau proces pot duce la modificări în proiectare sau producție. Metodele și tehnicile de marketing pot fi modificate pe măsură ce statisticile vânzărilor și rezultatele cercetării de piață sunt luate în considerare de către organizație. Prin ciclul de management al cunoștințelor, inovațiile tehnologice sunt dezvoltate prin cercetare sau inovație deschisă, iar produsele sunt modificate ca urmare a informațiilor externe din reviste și conferințe despre tehnologia concurentă.