Un formular de ofertă este de obicei solicitat de orice firmă care răspunde la un proces de licitație pentru proiecte de construcție sau renovare. Structura reală a formularului și informațiile solicitate sunt furnizate de organizația ofertantă. În proiectele de construcție și renovare, este foarte frecvent ca răspunsurile la licitație să includă planuri, planuri de proiect, costuri, specificații detaliate și o mulțime de alte informații. Scopul acestui formular este de a oferi un rezumat de o pagină a informațiilor esențiale legate de ofertă.
Deși detaliile pot varia, formularul de ofertă este împărțit în patru secțiuni: transmiterea informațiilor de contact ale companiei, detaliile proiectului, detaliile ofertei și note esențiale. Companiile cu experiență solicită vânzătorilor să pregătească două copii ale formularului de ofertă înainte de depunere. La primirea răspunsului la ofertă, ambele copii sunt ștampilate cu data și ora primirii și semnate de un reprezentant autorizat al firmei ofertante. O copie este atașată la depunere, iar cealaltă este returnată vânzătorului. Acest formular de ofertă face parte din pachetul general, oferind dovada primirii, în cazul în care va exista o dispută ulterioară.
Prima secțiune a formularului de ofertă include informații relevante despre compania care depune. Acestea includ numele juridic și de funcționare al companiei, adresa sediului central, numărul de cont fiscal, contactele primare și secundare, precum și numerele de telefon, e-mail și fax. Dacă statul cere tuturor firmelor de construcții sau renovare să aibă licențe sau permise, numerele trebuie incluse în formularul de ofertă. În cazul în care compania este un proprietar unic sau un parteneriat, trebuie să fie enumerate și numele proprietarilor. Aceste informații nu sunt necesare pentru companiile încorporate.
Detaliile proiectului ar trebui să includă numărul ofertei, numele companiei ofertante și informațiile de contact. Multe firme includ prezentarea sau rezumatul proiectului în această secțiune, copiate direct din documentele de licitație. Scopul includerii rezumatului este de a identifica în mod clar proiectul pentru care este ofertată.
Detaliile despre ofertă sunt de obicei valoarea totală în dolari și orice excludere specifică. De exemplu, un proiect licitat pentru proiectarea și construirea unui pod poate include valoarea totală în dolari a proiectului, plus o declarație conform căreia costurile pentru evaluarea și aprobarea de mediu nu sunt incluse. Aceste informații sunt o parte esențială a ofertei și trebuie să fie clar definite.
Notele esențiale oferă informații care fac parte din ofertă, dar pot fi modificate. Informațiile despre potențialele întârzieri în momentul începerii proiectului, din cauza unei greve în desfășurare sau a indisponibilității materialelor, sunt de obicei incluse în această secțiune. Aceste condiții sunt aceleași pentru toți furnizorii, dar trebuie definite în răspuns.