Un formular W-4 este un formular publicat de Internal Revenue Service (IRS) din Statele Unite. Formularul W-4 este furnizat de angajatori noilor angajați pentru a determina cât impozit pe venit federal și de stat urmează să fie reținut din salariul unui angajat. Un angajat completează un formular W-4 cu informații despre el și persoanele aflate în întreținerea lui și trebuie să facă modificări dacă situația sa personală se schimbă.
În Statele Unite, sistemul de impozitare pe venit este un sistem de plată, ceea ce înseamnă că fiecare angajat și lucrător trebuie să plătească o parte din venitul său pe măsură ce îl realizează. Pentru persoanele care desfășoară activități independente, aceasta înseamnă trimiterea de taxe trimestriale estimate în funcție de valoarea veniturilor pe care o realizează. Pentru angajați, angajatorii lor se ocupă de plățile cerute reținând o anumită sumă de bani din fiecare salariu.
Angajatorii trebuie să rețină o anumită sumă de bani pentru impozitele federale pe venit, denumite FICA. Angajatorii trebuie, de asemenea, să rețină bani din salariul unui angajat pentru a plăti impozitele de stat ale angajatului. În cele din urmă, angajatorii trebuie să ia bani de la angajați pentru a plăti taxele de securitate socială și Medicare pentru angajat.
Suma de bani pe care un angajator trebuie să o ia din salariul angajatului depinde de salariul angajatului și de obligația fiscală a angajatului. Persoanele care au multe persoane aflate în întreținere, sau cei pe care îi întrețin, au dreptul la credite fiscale pentru fiecare întreținut. Astfel, angajatorul trebuie să obțină aceste informații de la angajat pentru a determina câți bani să rețină.
Formularul W-4 este astfel dat unui angajat, astfel încât acesta să îl poată completa pentru a obține angajatorului informațiile necesare pentru reținerea impozitelor. Instrucțiunile formularului W-4 explică ce este un dependent, astfel încât angajații să poată calcula numărul de persoane aflate în întreținere pe care îl au și să completeze formularul cu numărul corespunzător. Există, de asemenea, un loc pe formular în care un angajat poate specifica că este supus reținerii de rezervă – ceea ce înseamnă că datorează bani către IRS și mai mult ar trebui scos din cecul său – sau unde un angajat poate specifica că este scutit de impozit .
Legea impune angajaților să completeze cu onestitate un formular W-4. De asemenea, angajatul trebuie să furnizeze numărul său de securitate socială și alte informații de identificare pe formularul W-4. O copie este păstrată de angajator și o altă copie este trimisă la IRS. Apoi, angajatorul reține banii corespunzători, așa cum este determinat de formularul W-4 și de tabelele de reținere ale IRS, și trimite suma corectă a impozitelor către IRS.