Un funcționar de la birou s-ar putea referi la o poziție în recepția hotelului. De obicei, această formă de funcționar ajută persoanele care fac check-in și ieșire din hoteluri și moteluri și atunci când au întrebări despre facilități sau zonă. În hoteluri sau stațiuni foarte mari, munca acestui angajat ar putea fi limitată la o parte a procesului de check-in/check-out, cum ar fi predarea cheilor unui oaspete sau asigurarea faptului că bagajele sunt transportate într-o cameră. De obicei, funcționarul de la birou face mult mai mult decât atât.
Când oamenii intră pentru prima dată într-un hotel sau un motel, funcționarul de la birou poate fi prima persoană cu care fac tranzacții. Funcționarii verifică rezervările sau confirmă dacă există camere disponibile. Apoi, aceștia pot introduce persoana în hotel, pot primi plata, deși acest lucru se poate întâmpla și la sfârșitul șederii și să furnizeze cheile. Posibil, în hoteluri/moteluri mai mici, ar putea duce genți în camere. Când oamenii fac check-out, angajații pot ajuta și ei în acest proces, recuperând cheile, preluând plata și răspunzând la întrebările de ultim moment.
În timp ce îndeplinesc aceste sarcini, funcționarul de la birou poate răspunde unui flux de întrebări din partea oaspetelui, care ar putea include întrebări despre politicile hotelului cu privire la o varietate de aspecte, cum ar fi despre orele de funcționare a piscinei. Ele ar putea servi, de asemenea, ca ghid turistic amator în zonă, împărtășind informații cu oaspeții despre lucruri de făcut la nivel local sau orice oferte pe care hotelul/motelul le-ar putea avea cu punctele de interes locale. De exemplu, hotelurile/motelurile aflate la îndemâna parcurilor de distracții, grădini zoologice importante sau muzeelor pot vinde bilete la acestea la un preț redus. Din nou, în hoteluri mai mari, este posibil ca un funcționar de birou să nu aibă aceste responsabilități și ar putea exista un birou de informații pe care oaspeții îl vizitează.
Pe lângă deservirea clienților care ajung la recepție, funcționarul de la recepție poate prelua apeluri telefonice de la clienții cazați la hotel, care au mai multe întrebări. Alternativ, ar putea primi apeluri de la persoane interesate să stea la hotel și să facă rezervări pentru ei. Această ultimă responsabilitate este variabilă. Multe hoteluri au 800 de numere care nu se conectează direct la hotel, iar toate rezervările se fac dintr-o locație îndepărtată.
Având în vedere că funcționarii de birou sunt primul și, adesea, ultimul punct de contact, o mare parte a reputației unui motel/hotel se poate baza pe priceperea, amabilitatea și politețea acestor angajați. Contează și alte lucruri, cum ar fi curățenia și serviciile hotelului. Cu toate acestea, este foarte important ca acești angajați să aibă o manieră prietenoasă, să-și cunoască locurile de muncă și să ofere un serviciu excelent pentru clienți. Ei pot fi ischiocalii în acest demers dacă hotelul nu are modalități de a rezolva problemele care apar.
De asemenea, funcționarii ar trebui să se aștepte să lucreze în schimburi diferite. În special în moteluri, oamenii pot ajunge la orice oră din zi sau din noapte, dorind să facă check-in. Cu siguranță, problemele apar non-stop care ar putea necesita sfatul sau asistența unui funcționar de la birou. În timp ce funcționarea pe timp de noapte este de obicei mai liniștită, un funcționar trebuie să fie disponibil.