Un funcționar de la biroul unui hotel este de obicei cel care lucrează la recepția unei unități, cum ar fi un han, un hotel, un motel sau o stațiune. Funcționarul este în primul rând responsabil pentru verificarea oaspeților în interior și în afara acesteia și pentru furnizarea de servicii excelente pentru clienți. De multe ori, funcționarul de la birou este unul dintre puținii oameni pe care oaspeții le vor vedea la un hotel, așa că trebuie să reprezinte bine afacerea.
Când face check-in pentru oaspeți, un funcționar de la biroul hotelului va trebui să colecteze informații de la oaspeți, cum ar fi un număr de rezervare, numele și numerele de telefon ale acestora și informații de plată. El sau ea poate fi responsabil pentru întreținerea unui sertar de numerar și pentru păstrarea evidenței acestuia. În plus, oaspeții vor trebui să primească cheile camerei la check-in, precum și orice informații relevante despre hotel. Aceștia vor primi informații cu privire la orele de check-in și check-out, precum și despre orice mese sau restaurante incluse în incintă.
Pe parcursul zilei, un funcționar de la biroul hotelului va trebui probabil să răspundă la telefoane pentru a răspunde la orice întrebări și pentru a face noi rezervări. De asemenea, oaspeții pot trece la recepție pentru a pune întrebări, așa că funcționarul va trebui să-și păstreze zona de lucru curată și îngrijită. Dacă hotelul oferă servicii suplimentare, cum ar fi spa sau room service, oaspeții pot solicita ajutorul funcționarului de la birou pentru a le configura. În plus, un funcționar de la birou trebuie să poată rezolva orice problemă pe care o poate avea un oaspete în timpul șederii sale.
Angajații de la biroul hotelului ar trebui să aibă cunoștințe extinse despre zona în care se află hotelul, în cazul în care un oaspete pune o întrebare despre atracțiile locale. La check-out oaspeții, un funcționar de la biroul hotelului va trebui să plătească orice sold neplătit din camera lor, precum și să pună întrebări pentru a se asigura că oaspeții au avut un sejur plăcut. Deoarece acest loc de muncă necesită interacțiune constantă cu oamenii, inclusiv cu oaspeții și alți membri ai personalului hotelului, este important ca un funcționar de birou să fie personal, respectuos și politicos.
În general, funcționarii de la biroul hotelului au diplomă de liceu sau echivalent. Ei pot lucra cu normă întreagă sau cu jumătate de normă, în funcție de nevoile afacerii. Cei care sunt funcționari de birou de succes, care își îndeplinesc bine sarcinile și ajung întotdeauna la serviciu la timp, pot fi capabili să treacă în sus și să găsească mai multe oportunități de angajare într-un rol de supraveghere sau de conducere în cadrul hotelului.