Un jurnal special este o parte a registrului contabil al unei companii care reprezintă anumite tranzacții comerciale. Registrele contabile istorice erau alcătuite din cărți de hârtie și hârtie de coloană. Registrul general includea toate tranzacțiile nespecializate ale unei companii, împreună cu totalurile din fiecare registru individual sau jurnal special. În mediul de afaceri de astăzi, software-ul de contabilitate computerizat este reprezentarea modernă a registrelor contabile istorice. Pachetele de software de contabilitate se bazează pe aceleași principii contabile de utilizare a unui registru general și a jurnalelor speciale sau individuale pentru raportarea informațiilor financiare.
Jurnalele contabile speciale sunt utilizate în mod obișnuit pentru a înregistra statul de plată, vânzările, achizițiile, încasările de numerar și plățile de numerar ale unei companii. Fiecare jurnal special este alcătuit din conturi specifice care sunt utilizate pentru a înregistra tranzacții financiare specifice, individuale. Totalul pentru fiecare jurnal este de obicei înregistrat în registrul contabil general al companiei la sfârșitul lunii. Situațiile financiare sunt apoi create folosind totalurile din registrul general.
Jurnalele de salarizare includ toate informațiile referitoare la plățile efectuate către angajați pentru timpul lucrat în afacere. Acest jurnal special poate include, de asemenea, informații referitoare la taxele pe salarii datorate agențiilor guvernamentale federale, de stat sau locale. Informațiile privind salariile sunt înregistrate în diferite momente de-a lungul perioadei contabile; majoritatea companiilor înregistrează aceste informații de două ori pe lună sau ori de câte ori angajații lor sunt plătiți.
Jurnalul de vânzări înregistrează toate bunurile sau serviciile vândute consumatorilor sau altor întreprinderi. Aceste informații sunt de obicei înregistrate într-un jurnal special, deoarece tranzacțiile au loc în timpul operațiunilor normale de afaceri. Numărul de conturi utilizate în jurnalul de vânzări depinde de numărul de produse vândute de companie și de cantitatea de detalii pe care doresc să le înregistreze. Înregistrările compensatorii se fac de obicei între jurnalul de vânzări și canalul de încasări în numerar, care reprezintă banii datorați companiei de către clienți.
Jurnalul de încasări în numerar reprezintă toți banii datorați companiei de către clienți. Această sumă poate fi redusă cu orice bani plătiți în avans de către clienți atunci când au făcut inițial achiziții la companie. Acest jurnal special este foarte important pentru companie, deoarece conține informații cu privire la câți bani are compania în creanțe restante.
Jurnalul special final din sistemul de contabilitate al unei companii este jurnalul de plăți în numerar. Acest jurnal special conține toate informațiile referitoare la achizițiile de resurse economice sau intrări de afaceri efectuate de companie. Tranzacțiile financiare sunt înregistrate pe măsură ce apar, indiferent dacă sunt plătite în numerar sau în cont de companie.