Fluxul de corespondență este suma totală de documente, pachete și corespondență electronică care se deplasează printr-o afacere sau acasă. Termenul este folosit mai frecvent în lumea corporativă, de obicei în contextul învățării cum să gestionați fluxul de corespondență mare care vine cu o companie mare. Mai multe companii sunt specializate în servicii de corespondență, oferind modalități de îmbunătățire a eficienței la fiecare pas al procesului de corespondență. Pentru companiile specializate în marketing, crearea unui sistem de corespondență simplificat este de o importanță vitală.
Pe lângă e-mailul în sine, fluxul de e-mail cuprinde pașii de-a lungul drumului. Crearea documentelor, gestionarea corespondenței, arhivarea, procesarea și toate celelalte sarcini legate de fluxul de corespondență sunt incluse în acesta. Din momentul în care un document este creat și până în momentul în care părăsește compania, acesta este inclus în fluxul de e-mail. Pe cealaltă parte a ecuației, în momentul în care o bucată de corespondență intră în companie, aceasta devine și ea parte a fluxului de corespondență, până când este gestionată corespunzător.
Facturile, pachetele, corespondența personală, materialele de marketing și documentele digitale fac parte din fluxul de corespondență. În timp ce indivizii sunt de obicei capabili să-și gestioneze singuri corespondența, o companie trebuie de obicei să implementeze un sistem. Majoritatea companiilor trimit zilnic volume mari de material, redirecționând corespondența la nivel de companie printr-o cameră centrală de corespondență. Unele dintre măsurile care sunt luate pentru a netezi un flux de corespondență includ utilizarea plicurilor standardizate, sortarea corespondenței înainte de a fi trimisă, astfel încât o companie să poată primi prețuri de corespondență în vrac și utilizarea programelor de calculator pentru a gestiona corespondența. E-mailurile primite sunt procesate și livrate de către angajații sălii de corespondență.
În domeniul comunicațiilor electronice, multe companii folosesc servicii de filtrare și sortare de mare putere pentru a organiza corespondența înainte de a ajunge la destinația finală. De obicei, aceste programe filtrează virușii și materialele nedorite înainte de a se asigura că comunicarea digitală ajunge la persoana potrivită. Multe companii profită, de asemenea, de fluxul de corespondență digitală pentru a trimite e-mailuri promoționale către clienți, deoarece marketingul direct folosind media digitală este mult mai puțin costisitor decât poșta fizică directă.
Păstrând înregistrări bune ale fluxului de corespondență, o companie poate oferi clienților și clienților servicii mai bune. Majoritatea companiilor se luptă și cu sincronizarea comunicațiilor digitale și fizice. Corespondența digitală are un timp de întârziere mult mai scurt decât cel fizic. Pentru clienți, poate fi iritant sau supărător dacă evidențele unei companii nu sunt ținute la zi. Într-o companie cu un flux de corespondență sincronizat și organizat, un reprezentant al companiei poate căuta un client și poate urmări toată corespondența companiei cu acesta, făcând interacțiunile cu clienții mult mai ușoare.