Un funcționar al camerei de corespondență este de obicei persoana responsabilă cu corespondența primită și trimisă a unei companii. Ea lucrează de obicei într-o cameră dedicată primirii scrisorilor și pachetelor și pregătirii corespondenței pentru expediere de către oficiul poștal local sau un serviciu de transport independent. Slujba unui funcționar de la camera de corespondență poate fi la o firmă privată, o agenție guvernamentală, un grup non-profit sau o operațiune militară.
Atunci când corespondența este livrată unei companii mari, aceasta merge în mod normal către o stație centralizată sau o cameră desemnată. Funcționarul de la sala de corespondență împarte de obicei corespondența pe departament și apoi o descompune în funcție de persoanele care lucrează în fiecare departament. În mod obișnuit, ea încarcă articolele sortate într-un cărucior de poștă și urmează o rută prescrisă pentru a distribui corespondența în întreaga companie. Dacă spațiul și timpul o permit, funcționarul din camera de corespondență poate ridica scrisorile trimise și pachetele mici de-a lungul rutei sale și poate livra notificări și mesaje non-poștale și între departamente.
Dacă o companie livrează pachete ca parte a activității sale, funcționarul de la sala de corespondență este adesea responsabil de pregătirea expedierilor. De obicei, i se cere să cunoască tarifele și practicile de expediere ale mai multor companii diferite de expediere a corespondenței, astfel încât să poată alege cea mai rapidă și mai rentabilă metodă de a expedia diferite tipuri de corespondență. Dacă pentru anumite expedieri se aplică o manipulare sau instrucțiuni speciale, de obicei se așteaptă ca funcționarul de la camera de corespondență să urmeze instrucțiunile impuse.
Documentele de expediere generate de computer sunt frecvent utilizate de companii. Companiile își creează adesea un cont online cu diverși expeditori care facturează compania pentru serviciile lor, etichetele de expediere și consumabilele în mod regulat. În mod obișnuit, este necesar un funcționar al camerei de corespondență pentru a comanda consumabile și a menține conturile poștale la niveluri adecvate.
Unele companii pot solicita funcționarului să opereze o gamă largă de instrumente și mașini de corespondență. Acestea includ în mod obișnuit contoare poștale, cântare, mașini de sortat și etichetat, deschizători electrice de plicuri, dispozitive de sigilare și echipamente de pliere și inserare. Dacă o firmă expediază în mod regulat pachete mari, pot fi folosite mașini de întins sau capsat pentru a sigila în siguranță cutiile și coletele.
De obicei, unui funcționar de la camera de corespondență i se cere să aibă bune abilități organizatorice pentru a-și îndeplini în mod eficient munca. De obicei, se așteaptă ca ea să aibă o condiție fizică bună pentru a ridica și a transporta pachete grele. În general, este necesară o bună aptitudine de calculator pentru a crea documente de expediere și pentru a menține fișierele și înregistrările aferente.
Pentru a obține un loc de muncă ca funcționar într-o cameră de corespondență, este nevoie de obicei de o diplomă de liceu sau echivalent. Experiența într-un birou sau un mediu de transport maritim este, în general, preferată pentru acești solicitanți. Un număr semnificativ de funcționari din sala de corespondență văd poziția ca o piatră de temelie către poziții mai bine plătite în cadrul unei companii.