Atunci când întreprinderile și organizațiile angajează angajați, de multe ori, ele creează un rezumat al tipului ideal de persoană care poate ocupa cel mai bine un post. În cadrul acestui rezumat se găsește o listă a abilităților necesare pentru a îndeplini în mod eficient sarcinile din care constă postul. Majoritatea companiilor se referă la acest tip de rezumat ca o specificație de persoană. Crearea unei specificații detaliate despre persoană oferă beneficii angajatorilor, dar are și dezavantaje. Există anumite linii directoare de urmat pentru a crea o specificație eficientă a persoanei.
În specificațiile unei persoane există o listă detaliată care implică, de obicei, toate abilitățile, educația și experiența necesare pe care o persoană trebuie să le aibă pentru a-și îndeplini în mod eficient un post. Cele mai multe specificații includ titlul unui post și la ce nivel se încadrează acesta în cadrul companiei. Sunt enumerate, de asemenea, locația locului de muncă și angajatul de nivel superior la care va raporta noul angajat. Întrucât toate posturile sunt create cu un scop în minte, sunt enumerate obiectivele pe care trebuie să le atingă angajatul, precum și sarcinile de îndeplinit.
Deși specificația unei persoane este diferită de o fișă a postului, este totuși foarte benefică pentru angajatori. Specificațiile persoanelor nu sunt văzute de solicitanți, ci doar de angajarea personalului, ceea ce le face diferite de fișele postului. După ce un angajator creează acest tip de specificație, el sau ea poate identifica cu ușurință care candidați au potențialul de a ocupa cel mai bine postul corespunzător, precum și acei candidați care nu sunt ideali. Acest lucru permite unei companii să își finalizeze procesele de angajare în cel mai eficient timp posibil.
Chiar dacă specificarea unei persoane poate face procesul de angajare pentru o afacere mult mai simplu, aceasta are totuși dezavantajele sale. Dacă nu este creat în mod eficient, acest tip de specificație poate suporta consecințe juridice din mai multe motive. Terminologia enumerată în specificațiile persoanei nu poate dezvălui niciodată părtiniri care nu sunt aplicabile postului. Acest lucru ar putea face ca specificațiile să fie considerate discriminatorii.
De fiecare dată când un angajator creează specificații de persoană pentru posturile de muncă, el sau ea ar trebui să respecte mai multe linii directoare. Angajatorul nu trebuie să includă niciodată cerințe sau specificații care nu sunt aplicabile postului ocupat. Orice criteriu care poate fi evaluat în mod imparțial sau neutru nu ar trebui, de asemenea, să fie inclus. Pentru a angaja cea mai potrivită persoană posibilă, trebuie evitată exagerarea sarcinilor și cerințelor postului. Un angajator ar trebui să includă și motivele pentru care fiecare cerință este inclusă. O specificație de persoană ar trebui, de asemenea, actualizată și revizuită periodic pentru a asigura valabilitatea acesteia.