Un manager de servicii administrative este responsabil de serviciile care sprijină personalul, clienții și clienții unei companii. Spre deosebire de un manager de departament care se concentrează pe un domeniu specific, cum ar fi resursele umane, controlul stocurilor sau contabilitatea, această poziție presupune supravegherea simultană a suportului pentru mai multe departamente. Poziția poate presupune achiziționarea de materiale sau proprietăți, alocarea spațiului angajaților, nevoile de întreținere ale companiei și gestionarea înregistrărilor. Această poziție poate fi, de asemenea, responsabilă pentru asigurarea respectării contractelor, reglementărilor și standardelor de siguranță și asigurări. Numărul de departamente alocate managerului de servicii administrative depinde de mărimea și structura companiei.
Toate tipurile de companii pot angaja un manager de servicii administrative. Companiile mici până la mari pot beneficia de o persoană care direcționează eficient serviciile de asistență pentru mai multe departamente. Atunci când serviciile sunt direcționate de anumite departamente din cadrul unei companii, pot exista conflicte și dublarea eforturilor. Un manager de servicii administrative eficient previne aceste situatii.
Într-o companie mică, această poziție presupune gestionarea serviciilor atât pentru departamentele de personal, cât și pentru cele de administrare fizică. Serviciile de personal se concentrează pe funcții interne, cum ar fi suportul de salarizare și suport administrativ; Serviciile de administrare fizică cuprind departamente operaționale, cum ar fi distribuția de corespondență, telecomunicații și parcare. Aceste departamente sunt în mod normal compuse din puțini angajați și necesită o singură persoană pentru a gestiona cu succes cerințele de servicii de asistență.
Companiile mai mari angajează adesea mai mulți manageri de servicii administrative. În aceste medii, ierarhia de management al serviciilor administrative poate fi structurată în funcție de cerințele de management de nivel de intrare, mediu și superior. Fiecare nivel de management are de obicei un manager de servicii administrative care se concentrează pe nevoi specifice de servicii.
Unele companii cer angajaților în această poziție să facă o dublă sarcină. Aceștia sunt uneori percepuți ca având un volum ușor de muncă, pur și simplu administrând servicii. Din acest motiv, li se poate cere să servească în alte capacități manageriale care se potrivesc cu abilitățile lor, cum ar fi personalul, achizițiile, administrarea contractelor sau operațiunile.
Un manager de servicii administrative supraveghează în mod normal departamente atât de diverse, cum ar fi manipularea materialelor, prelucrarea datelor, suport de secretariat, întreținerea instalațiilor și salarizare. Având o experiență în oricare sau în toate aceste domenii o poate ajuta să obțină un loc de muncă ca manager de servicii administrative. Orice experiență de management este, de asemenea, considerată o calificare excelentă pentru poziție.
Abilitatea de a prioritiza în mod eficient proiectele este un atu pentru acest job. De asemenea, este util să aveți experiență de succes în multi-tasking și rezolvarea conflictelor. Comunicarea eficientă cu toate nivelurile de conducere și personal este foarte de dorit. Experienta in suport administrativ sau executiv constituie un avantaj.
O diplomă de licență în administrarea afacerilor sau un domeniu legat de afacerea companiei este utilă în asigurarea unui loc de muncă în managementul serviciilor administrative. Antecedentele în management pot fi acceptate în locul unei diplome. Această poziție este adesea o mișcare de tranziție preferată în cadrul unei companii în care se dorește avansarea în management.