Un memorandum de debit este un instrument contabil care este utilizat în mai multe scopuri. Acesta servește ca un vehicul pentru instituțiile financiare, cum ar fi băncile, pentru a-și informa clienții cu privire la modificările soldurilor contului lor din cauza unei tranzacții generate intern care ar putea să nu fie incluse în tipurile mai comune de taxe care se acumulează în conturile acestor clienți. Facilitatea este, de asemenea, utilizată de companii ca mijloc de a corecta un dezechilibru în taxele emise anterior pentru o tranzacție.
Uneori, companiile greșesc taxându-și clienții o sumă care poate fi mai mică decât prețul real pentru un serviciu sau produs. Când se întâmplă acest lucru, compania ar putea decide să remedieze o astfel de greșeală prin utilizarea unui memorandum de debit. În acest caz, memoriul de debit va include doar diferența dintre suma percepută anterior și suma reală, care va fi emisă clientului sub formă de factură. Este posibil ca societatea care emite un astfel de memoriu de debit să nu fi luat în considerare unii factori care afectează prețul mărfii atunci când a emis factura originală, făcându-i necesar să recalculeze și să atribuie clientului suma reală pentru remiterea plată.
O altă cerere pentru un memorandum de debit este o taxă care este atribuită contului unui titular de cont de către o bancă, altele decât taxele obișnuite. De exemplu, o bancă ar putea debita o sumă declarată din soldul unui titular de cont ca amendă punitivă pentru emiterea de cecuri respinse. Într-o astfel de situație, banca va emite un memoriu de debit clientului afectat, informându-l cu privire la deduceri, natura deducerii și soldul curent în contul deponentului. Uneori, banca poate emite un memoriu de debit atunci când debitează niște bani din contul clientului ca taxă de serviciu pentru întreținerea contului.
Alteori, motivul generării acestui instrument s-ar putea datora unui fel de eroare din partea contabililor la reconcilierea conturilor companiei. În acest tip de caz, contabilii vor compensa eroarea prin utilizarea unui memoriu de debit. De obicei, astfel de greșeli în reconciliere vor supraevalua soldul total din cont sau se poate datora unor greșeli în taxarea clienților pentru servicii și bunuri care au crescut soldul total.