Un plan responsabil este un mecanism de rambursare a angajaților care suportă cheltuieli legate de muncă. Dacă planul este administrat corespunzător, acesta este tratat într-un mod special pentru impozite. Pentru angajatori și angajați deopotrivă, există avantaje distincte în stabilirea rambursărilor în cadrul unui plan responsabil. Este important să știți, totuși, că cheltuielile solicitate în cadrul planului sunt supuse controlului, deoarece autoritățile fiscale sunt precaute cu privire la cheltuielile de afaceri utilizate pentru deducerile fiscale.
Conform unui plan responsabil, atunci când angajații cheltuiesc bani pe bunuri și activități legate de muncă și angajatorul îi compensează, banii nu sunt considerați parte din venitul angajatului, iar angajatul nu plătește impozite pe acestea. Angajatorul tratează cheltuielile ca pe o deducere fiscală. Pentru ambele părți, acest aranjament poate fi foarte benefic. Fără un plan responsabil, angajatorul ar trebui să trateze rambursările ca salarii în scopuri fiscale, iar angajatul ar trebui să plătească impozite pentru acestea.
Trei caracteristici trebuie să fie prezente pentru ca ceva să fie un plan responsabil. Primul este că angajații trebuie să fie rambursați pentru cheltuielile care sunt permise. Plata pentru o cameră de hotel în timpul unei conferințe ar fi un exemplu de cheltuială de afaceri legitimă. Cumpărarea de bilete la o piesă în timpul conferinței, totuși, nu va fi luată în considerare în planul responsabil decât dacă participarea la piesă a fost necesară dintr-un motiv de muncă.
Trebuie să existe, de asemenea, o metodă de înregistrare și raportare a cheltuielilor în cadrul planului responsabil. Aceasta include trimiterea chitanțelor și a declarațiilor de cheltuieli documentate cu atenție, înregistrarea kilometrajului, producerea extraselor de card de credit pentru a demonstra care card de credit a fost folosit pentru a plăti o cheltuială și așa mai departe. În cele din urmă, dacă angajatorilor li se oferă rambursări în exces, cum ar fi, de exemplu, dacă unui angajat i se acordă numerar în avans pentru o călătorie, banii suplimentari trebuie returnați în timp util. Documentația păstrată de angajat ar trebui să demonstreze că au rămas fonduri.
În esență, planul de cheltuieli din buzunar urmează aceleași reguli pe care trebuie să le urmeze oamenii atunci când iau deduceri pentru cheltuielile pe care le suportă personal. Cheltuielile trebuie să fie legitime și documentate, cu o urmă clară de informații care să arate unde, când, cum și de ce au fost cheltuiți banii. Autoritățile fiscale pot opta pentru auditarea acestor informații și pot decide că unele dintre cheltuielile reclamate nu sunt legitime și nu ar fi trebuit să fie clasificate în planul responsabil. Oamenii pot evita problemele cu documentele și pot reduce riscul auditurilor consultând un contabil pentru a afla mai multe despre cheltuielile permise.