Cheltuielile de întreținere sunt costuri de întreținere asociate cu menținerea funcțională a unui activ. Dacă aceste cheltuieli sunt efectuate ca parte a unei afaceri sau a administrării unei proprietăți închiriate, ele pot fi deduse în scopuri fiscale, atâta timp cât sunt păstrate înregistrări atente. Acestea diferă de reparații și cheltuieli de capital: revopsirea cadrului unei ferestre este întreținere; înlocuirea unui geam spart este o reparație; iar instalarea unei noi ferestre unde nu era prezentă înainte este o cheltuială de capital menită să îmbunătățească o proprietate. Diferențierea între tipurile de cheltuieli este importantă pentru o evidență financiară corectă.
Activele precum structurile, echipamentele și vehiculele necesită întreținere pentru a funcționa corect. Aceasta face parte din costul utilizării acelor active pentru a face afaceri; o proprietate închiriată, de exemplu, trebuie păstrată în stare bună, astfel încât să poată fi închiriată în continuare. Ca și alte cheltuieli de afaceri valabile, costurile de întreținere primesc un tratament fiscal special, recunoașterea faptului că o parte din profiturile realizate din afacere trebuie să fie reîntors în întreținere pentru a menține afacerea operațională.
Aceste costuri includ orice lucru care menține activele în funcțiune sau abordează deteriorarea. Activități precum schimbarea uleiului în mașini, revopsirea caselor și reglarea echipamentelor pentru a vă asigura că funcționează corect sunt exemple de cheltuieli de întreținere. Abordarea uzurii este și întreținere, cu excepția cazului în care bunul este deteriorat activ, caz în care devine o reparație. De exemplu, un proprietar ar putea finisa podelele între chiriași pentru a le menține în stare bună, folosind întreținerea pentru a se asigura că podelele rămân utilizabile. Dacă un chiriaș a făcut găuri în podea sau a tăiat scânduri, acestea ar trebui reparate.
Documentația referitoare la cheltuielile de întreținere poate fi folosită pentru a le dovedi în scopuri fiscale, în cazul în care acestea acționează ca o deducere pentru limitarea venitului impozabil. Există un rând pe declarația fiscală pentru a le declara, împreună cu alte costuri de afaceri. Costul este de obicei dedus din venitul contribuabilului. În cazuri rare, cheltuielile de întreținere pot fi considerate drept credit fiscal; de exemplu, unele guverne permit oamenilor să numere cheltuielile de climatizare pentru a crește eficiența energetică ca un credit pentru a reduce direct facturile fiscale totale.
De asemenea, este important să se ia în considerare rolul cheltuielilor de întreținere în costul total al unui activ. Gândindu-ne la costul păstrării unei mașini, de exemplu, o afacere trebuie să ia în considerare prețul de achiziție, înregistrarea și asigurarea, precum și costul întreținerii acesteia. Acestea pot fi previzibile cu ajutorul diagramelor și graficelor care discută costurile de întreținere de rutină și de întreținere pe care oamenii se pot aștepta să efectueze un vehicul, cum ar fi schimbarea curelei de distribuție și rotația anvelopelor.