Un portal de întreprindere este un singur site web care permite personalului să acceseze o serie de instrumente, programe și funcții. Portalul este disponibil prin internet și are de obicei o prezență atât publică, cât și privată. Scopul principal al unui portal de întreprindere este de a oferi personalului acces personalizat la informațiile și instrumentele necesare în funcția sa. Multe firme folosesc, de asemenea, portalul întreprinderii pentru a comunica cu personalul, a partaja documente și pentru a încuraja colaborarea.
Există mai multe tehnologii diferite care pot fi utilizate pentru a crea un portal de întreprindere: Sun®, Microsoft Sharepoint® și SAP® sunt doar câteva dintre cele mai populare instrumente software. Pentru a susține acest tip de tehnologie, organizația trebuie să investească resurse semnificative în hardware-ul computerului pentru a găzdui un site web activ, certificate de securitate pentru a menține secțiunea privată a portalului și un instrument de gestionare a utilizatorilor. Abilitățile necesare pentru a susține acest tip de tehnologie se găsesc adesea la personalul de suport operațional sau la specialiștii hardware.
În majoritatea organizațiilor, portalul întreprinderii este utilizat pentru a afișa anumite funcții sau informații utilizatorului din sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Portalul este pur și simplu ușa folosită pentru a accesa aceste sisteme. Programarea necesară pentru a face disponibilă funcționalitatea prin portal variază, în funcție de tehnologia ERP-ului. De exemplu, un dezvoltator SAP® poate folosi fie Java®, fie ABAP® pentru a crea funcții de portal web pentru utilizatori.
Fiecare membru al personalului din organizație primește un nume de utilizator și o parolă pentru a accesa portalul. Autorizarea bazată pe roluri este de obicei folosită pentru a determina ce funcții este capabil să îndeplinească. De exemplu, toți angajații pot avea acces automat pentru a-și vizualiza propria declarație de plată, pentru a trimite formulare de rambursare a cheltuielilor și pentru a înregistra cererile de concediu. Pe baza poziției persoanei în organizație, acesta poate avea acces și la formulare de resurse umane, gestionarea stocurilor sau informații financiare. Tot accesul este gestionat de același grup care controlează accesul la sistemul ERP.
Acest tip de tehnologie devine din ce în ce mai popular în rândul firmelor care doresc să ofere personalului acces la instrumente prin internet, păstrând în același timp aceleași controale în vigoare. Din perspectiva dezvoltatorului, portalul enterprise este metoda de livrare perfectă pentru utilizatorii care nu au nevoie să acceseze ERP-ul zilnic, dar sunt utilizatori mai ocazionali. Această funcționalitate deschide, de asemenea, ușa pentru tablouri de bord de analiză, valori și alte instrumente de comunicare.