În sensul cel mai larg, un prospect preliminar este un document care este un prim proiect de document care include prevederi pentru efectuarea modificărilor la o dată ulterioară. Funcția principală a acestui tip de document este de a furniza informații de bază care sunt relevante pentru o tranzacție comercială viitoare, inclusiv date referitoare la compania care execută tranzacția, modul în care este organizată, cine este responsabil și modul în care compania își propune implementarea actiunii propuse. Totodată, caracterul preliminar al documentului lasă ușa deschisă pentru rafinarea datelor incluse, atunci când și la nevoie.
Denumită uneori declarație preliminară, una dintre cele mai frecvente utilizări ale unui prospect preliminar are de-a face cu crearea unei oferte publice inițiale. În acest scenariu, o companie creează o declarație cu privire la planurile de a face o astfel de ofertă și o depune la agenția sau comisia guvernamentală corespunzătoare. Reglementările guvernamentale dictează tipul de informații care trebuie incluse în această declarație preliminară, dar majoritatea națiunilor ar cere să fie incluse informații despre istoria, structura operațională și stabilitatea financiară a afacerii. Ca parte a formatului, textul trebuie inclus pentru a indica faptul că părți ale documentului pot fi modificate la o dată ulterioară.
De exemplu, o întreprindere care operează în Statele Unite ar trimite un prospect preliminar la Securities & Exchange Commission pentru examinare înainte de a face orice tip de ofertă publică. Deoarece Comisia cere ca în mod tradițional să fie folosită cerneala roșie pentru părți ale textului, acest lucru a adus acestui tip de prospect porecla de „hering roșu”. Porecla a ajuns să fie folosită pentru a identifica orice nu se află în forma sa finală și este încă supusă modificării.
De asemenea, este obișnuit ca un prospect preliminar să includă informații despre modul în care se va desfășura activitatea. În cazul unei oferte publice inițiale, aceasta va include detalii despre câte acțiuni vor fi oferite, prețul ofertei publice inițiale și modul în care compania va gestiona distribuirea acțiunilor pe măsură ce acestea sunt vândute. Ideea din spatele includerii acestui tip de detalii este de a determina dacă inițiativa a fost bine planificată și pare să fie în conformitate cu reglementările actuale.
Deși prospectul preliminar lasă deschisă posibilitatea de adăugare sau modificare a documentului la o dată ulterioară, majoritatea companiilor vor încerca să se apropie cât mai mult de proiectul final posibil. Din acest motiv, chiar și prospectul preliminar poate fi un document foarte detaliat care face foarte evidente intențiile emitentului, precum și structurarea strategiei care va fi utilizată pentru atingerea scopului dorit. În cazul în care un prospect nu conține ceea ce agenția de reglementare consideră date esențiale, prospectul este respins și trebuie modificat și retransmis înainte ca oferta să poată continua.