Registrele de salarizare sunt documente tipărite sau electronice care înregistrează toate deducerile legate de o anumită perioadă de salarizare. Detaliile incluse într-un registru de salarizare fac posibilă confirmarea modului în care sunt calculate salariul brut și salariile, tipurile de deduceri care se fac pentru fiecare angajat din statul de plată și valoarea fiecărei deduceri. Un registru de salarizare este în mod normal structurat într-un format cu mai multe coloane, ceea ce face ușoară înțelegerea datelor fără mari probleme.
Registrul de salarizare înregistrează orice deduceri fiscale care se fac din salariul brut. În majoritatea țărilor, registrul va include suma impozitelor federale care sunt reținute din plata pentru perioada respectivă. În cazul în care se fac alte deduceri federale, cum ar fi pentru un sistem național de sănătate sau un anumit tip de program de pensionare sponsorizat de guvern, acele cifre sunt, de asemenea, enumerate ca elemente rând. Atunci când taxele de stat sau locale sunt, de asemenea, stabilite de acele jurisdicții, angajatorii rețin în mod normal acele sume în numele angajatului și listează acele cifre și în registrul de salarizare contabilă.
Împreună cu impozitele, un registru de salarizare va enumera și orice alte deduceri aplicabile. De exemplu, dacă angajatul se află sub o poprire din orice motiv, acea sumă este listată ca o deducere din salariul brut. În situațiile în care angajatul folosește depunerea directă pentru a plasa o parte din câștigurile sale într-un cont de economii, va apărea și acel detaliu. Dacă angajatul a primit un avans la salariu sau salariu, fiecare plată a acelui avans va apărea ca deducere în registru.
Elementele rând, cum ar fi deducerile pentru diferite beneficii oferite de angajator, vor apărea, de asemenea, în registrul de salarizare. De exemplu, dacă angajatorul asigură o asigurare de sănătate în care angajatul plătește un procent din primă, deducerea pentru acel procent este înregistrată în formularul de registru de salarii. În mod similar, dacă angajatul face contribuții la orice tip de program de pensionare oferit de angajator, acele deduceri vor apărea, de asemenea, ca elemente rând pe document.
Astăzi, software-ul de contabilitate care este utilizat pentru procesarea statelor de plată este în mod normal capabil să genereze un registru de salarizare odată ce statul de plată este complet pentru perioada dorită. În plus, software-ul face posibilă generarea unui raport de înregistrare pentru orice perioadă dorită. Aceasta înseamnă că raportul poate acoperi o singură perioadă de plată sau poate compila date relevante pentru o întreagă lună, trimestru, perioadă semestrială sau anuală cu aceeași ușurință. Capacitatea de a crea cu ușurință un registru pentru orice durată poate fi deosebit de utilă în timpul auditurilor, precum și atunci când ofițerii doresc să analizeze îndeaproape costurile asociate cu salariile, salariile și beneficiile pe o perioadă lungă de timp.