Un secretar corporativ este un profesionist în afaceri care gestionează o serie de sarcini esențiale în viața continuă a unei corporații. Deși există o anumită percepție că secretarul este mai mult un custode care funcționează ca un adjunct al altor ofițeri corporativi, rolul secretarului corporativ este adesea larg și implică nevoia de a exercita o autoritate considerabilă într-o gamă largă de sarcini. O secretară eficientă poate face o diferență enormă în bunăstarea generală a unei corporații, fie stimulând afacerea înainte, fie paralizând operațiunea până la punctul de eșec.
În multe cazuri, responsabilitățile unui secretar corporativ sunt definite în statutul corporativ. În funcție de tipul de corporație, acele responsabilități pot fi foarte specifice sau secretarului i se pot acorda puteri largi care pot fi utilizate într-o serie de situații. Prevederile din statutul trebuie să respecte orice statut guvernamental care se aplică înființării efective a afacerii, un factor care va influența adesea atât sfera atribuțiilor secretarului, cât și modul în care aceste atribuții trebuie îndeplinite pentru a îndeplini legislația în vigoare. standardele.
O responsabilitate de bază a secretarului corporativ are de-a face cu asigurarea faptului că consiliul de administrație al corporației are acces la informații corecte și resurse viabile care îi permit să funcționeze într-un mod care este în conformitate cu reglementările guvernamentale. Aceasta înseamnă că secretarul trebuie să fie la curent cu toate problemele de drept legate de funcția afacerii. Nu este neobișnuit ca un secretar de corporație să fie un avocat care este în stare bună cu baroul de stat local, deși rareori există o cerință ca el sau ea să fie avocat. În situațiile în care secretarul nu este avocat, structura corporativă prevede în mod normal un fel de consilier general cu care secretarul poate lucra îndeaproape și, astfel, să rămână la curent cu orice legi sau reglementări aplicabile.
În sfera acestei responsabilități de bază, secretarul corporativ va supraveghea activități precum asigurarea faptului că orice director nou este educat cu privire la reglementările actuale și notificarea consiliului atunci când au loc modificări ale legilor guvernamentale care afectează funcționarea afacerii. În cazul în care apare un parteneriat de lucru sau chiar o posibilă situație de fuziune, secretarul corporativ este adesea responsabil de organizarea întâlnirilor între toți factorii de decizie, inclusiv aranjarea participării bancherilor de investiții la discuții dacă negocierile au ajuns la un anumit punct. În fiecare zi, secretarul este probabil să interacționeze cu alți ofițeri din structura companiei pentru a se asigura că își gestionează domeniile de responsabilitate în conformitate cu reglementările aplicabile.
Nu este neobișnuit ca secretarul corporativ să lucreze îndeaproape cu directorul executiv. Construirea unei punți puternice de comunicare cu CEO-ul îl plasează pe secretarul corporativ în poziția de a transmite informații importante despre evenimente sau tendințe care ar putea afecta funcționarea afacerii și să inițieze o strategie de utilizare a acestor tendințe sau evenimente într-un mod care este în cele mai bune interese ale companiei. Pentru a realiza acest lucru, secretarul trebuie să fie un comunicator puternic și competent, să aibă un ochi pentru detalii și să posede o înțelegere aprofundată nu numai a structurii operaționale a companiei, ci și a misiunii și obiectivelor corporației și a culturii corporative. care s-a dezvoltat de-a lungul timpului.