Un server groupware este un server de computer utilizat ca conexiune pentru diferiți clienți care îl folosesc pentru a găzdui și partaja fișiere ca parte a unui mediu de lucru colaborativ. Numărul de clienți conectați la acest server depinde de obicei de domeniul și natura proiectului. Deoarece aceasta face parte dintr-un proiect de grup, există de obicei software instalat pe diferite computere client pentru a permite o mai bună comunicare între clienți și acces la server. Un server groupware poate fi folosit pentru a reduce comunicarea inutilă sau repetitivă între membrii echipei și pentru a crește productivitatea.
Groupware se referă în mod obișnuit la programe software sau suite de aplicații, utilizate pentru a permite colaborarea la un proiect între mai mulți utilizatori care nu sunt aproape geografic unul de celălalt. Utilizarea unui server groupware este adesea centrală pentru acest tip de proiect, deoarece serverul le permite acestor utilizatori să partajeze și să lucreze mai eficient la fișierele computerului. Un server groupware, de exemplu, este adesea folosit pentru găzduirea fișierelor pe care diferiți utilizatori care lucrează la un proiect le partajează între ei.
Fiecare persoană care lucrează la un proiect va folosi, de obicei, un computer, iar aceste computere sunt clienții care se conectează la serverul groupware. Aceste conexiuni sunt de obicei criptate și securizate prin utilizarea de parole și firewall-uri pentru a preveni accesul neautorizat și pentru a proteja datele proiectului. Liderul unei echipe mici care lucrează la un nou program software, de exemplu, ar putea încărca cea mai recentă versiune a acelui software pe serverul de grup. Alți membri ai echipei ar putea apoi să acceseze acel fișier pe server și să înceapă să ruleze teste sau remedieri de erori pe software, înainte de a-l încărca înapoi pe server.
Utilizarea unui server groupware permite membrilor unei echipe să vadă ce au făcut și au încărcat alții. Acest lucru poate fi benefic, deoarece poate împiedica mai bine membrii diferiți să finalizeze aceeași lucrare. Utilizarea unui server groupware poate reduce, de asemenea, redundanța în comunicare și utilizarea lățimii de bandă, deoarece fișierele nu trebuie să fie trimise separat fiecărui individ din proiect. Deoarece fiecare persoană poate accesa serverul pentru a descărca fișiere după cum este necesar, întregul proces poate fi simplificat. Unele tipuri de programe de grup pot utiliza, de asemenea, un server pentru a permite fiecărui client să se conecteze și să vadă ce fac alții cu fișierele de pe acel server în timp real, permițând crearea de medii de colaborare și o interacțiune online mai mare.