Un sistem de management al informației este un sistem larg care încorporează cantități mari de informații în cadrul unei organizații. Elementele de date sunt introduse într-o varietate de sisteme în cadrul unei organizații. Managementul informațiilor este responsabil pentru adunarea tuturor acestor elemente de date într-un sistem coerent. În funcție de dimensiunea organizației, acest sistem poate traversa mai multe platforme și aplicații software sau toate pot fi găzduite în același computer.
Organizațiile colectează zilnic cantități masive de date. Pentru a accesa și utiliza toate aceste informații, organizația are nevoie de un sistem informațional bine planificat și gestionat. Sursa sau formatul datelor este nesemnificativă. Toate datele trebuie să intre în sistem pentru ca organizația să le poată utiliza.
Datele trebuie gestionate pe tot parcursul ciclului lor de viață. Documentele pe hârtie, fișierele de documente electronice, datele audio, video și specifice aplicației trebuie să fie capturate și stocate în mod corespunzător. Legile și reglementările impun cerințe privind modul în care datele trebuie să fie stocate, utilizate și arhivate de către o organizație. Aceste legi și reglementări variază în funcție de tipul de informații colectate.
Persoanele cu experiență într-o varietate de discipline lucrează împreună pentru a dezvolta un sistem de management al informațiilor. Analiștii de afaceri și avocații lucrează pentru a defini cerințele de afaceri și juridice ale unei anumite nevoi de afaceri. Aceste informații sunt apoi transmise specialiștilor în baze de date și specialiștilor în informații pentru a determina cum urmează să fie stocate datele într-un sistem. În cele din urmă, programatorii și alți experți tehnici lucrează pentru a dezvolta software-ul folosit pentru a stoca aceste informații.
Fiecare nevoie de afaceri și de date a unei organizații trebuie să fie abordată într-o formă de sistem de management al informațiilor. Multe dintre aceste sisteme sunt dezvoltate în cadrul unei organizații, datorită nevoilor unice ale unei astfel de organizații. Aplicațiile software comerciale pot fi licențiate de către o organizație pentru a satisface multe dintre nevoile sale de gestionare a datelor; totuși, aceste sisteme separate trebuie să fie integrate pentru a le face să comunice între ele. Acest proces de integrare poate fi finalizat în cadrul organizației sau de către consultanți externi.
Un sistem de management al informațiilor găzduiește date disparate în el. Aceste date pot fi colectate prin introducerea datelor de la tastatură, prin colectarea portalului web sau chiar prin telefoane mobile. În general, există anumite etichete pe aceste elemente de date care permit organizației să extragă informații în sistem cu privire la o anumită interogare. Această capacitate este în mod inerent importantă pentru succesul sistemului. Dacă sistemul nu permite o astfel de anchetă, nu este un sistem de management al informației, ci mai degrabă o colecție de aplicații software.