Un sistem de management al proceselor este o metodologie utilizată de obicei pentru a planifica, monitoriza și gestiona un proces de afaceri. Termenul de management al proceselor este folosit pentru a explica toți pașii urmați pentru a obține o mai bună înțelegere a cerințelor clienților și pentru a determina cea mai eficientă modalitate din punct de vedere al costurilor de a răspunde acestor nevoi. Este important de menționat că un sistem de management al proceselor poate fi fie o serie de pași și sarcini, fie un sistem software de calculator. Indiferent de tipul de sistem, există o serie de sarcini și pași specifici care de obicei trebuie parcursi.
Fiecare sistem de management al proceselor implică în mod obișnuit șase sarcini, toate acestea trebuie finalizate în ordine. Prima sarcină este de a defini procesul, de a înțelege nevoile clientului, precum și riscurile și provocările pentru organizație în satisfacerea acestor nevoi. Un proces clar definit este, de obicei, esențial, deoarece echipa de analiști de afaceri va reveni continuu la acest articol pe durata proiectului.
Vizualizarea procesului ideal este următoarea sarcină. Acest proces necesită o înțelegere clară a procesului, a standardelor industriei, a reglementărilor guvernamentale și a oricăror alte reguli care guvernează procesul de afaceri. Pe lângă înțelegerea cerințelor terților, trebuie luate în considerare și structura actuală a organizației și orice sisteme deja existente.
Metricurile sunt cea mai bună modalitate de a dezvolta o linie de bază a procesului de afaceri actual și de a determina modul în care aplicarea unui sistem de management al proceselor va ajuta la operațiunile de afaceri. Mai exact, informațiile despre rata de rotație, timpul de procesare, timpul de răspuns al clienților și orice întârzieri sau blocaje trebuie să fie documentate. La aceste valori se va face referire prin implementarea sistemului de management al procesului și ar trebui să fie utilizate după implementarea oricăror modificări pentru a evalua succesul procesului.
Controalele interne sunt necesare în orice proces, iar controalele curente trebuie de obicei documentate. Atunci când se utilizează un sistem de management al proceselor, este esențial să se includă dezvoltarea și implementarea controalelor interne în sistem. Aceste controale sunt necesare pentru a gestiona accesul, pentru a oferi piste de audit și pentru a sprijini organizația.
În timpul implementării unui sistem de management al proceselor, sunt elaborate două tipuri de rapoarte. Rapoartele de activitate sunt furnizate în fiecare etapă și distribuite părților interesate și proprietarilor de procese de afaceri. Scopul acestor rapoarte este de a informa pe toată lumea despre stadiul proiectului și de a documenta toate informațiile învățate în cadrul procesului. Al doilea tip de raport se bazează pe tranzacțiile care au loc, problemele identificate, ratele de rotație și alte valori utilizate în mod obișnuit pentru a măsura performanța.