Varianta de stoc este o apariție obișnuită în afaceri în care cantitatea de stoc dintr-un magazin este mai mică decât ceea ce implică înregistrările. Cea mai ușoară modalitate de a descoperi variația inventarului este ca cineva să scaneze întregul inventar al magazinului și să compare inventarul real cu înregistrările de inventar. După ce este descoperită o variație, managerii pot alege să o ignore sau să fie proactivi în limitarea variației viitoare. Cauzele acestei variații pot fi furtul extern sau intern, obiectele pierdute sau articolele distruse și neînregistrate. Magazinele tind să urmărească o variație de 2% sau mai puțin, iar cifrele mai mari decât acestea pot deveni o problemă.
Există mai multe modalități de a descoperi variația inventarului, dar cea mai obișnuită este prin a solicita unui angajat să scaneze toate articolele din magazin sau dintr-un anumit departament, cum ar fi pantofii pentru bărbați dintr-un magazin de pantofi. După ce un angajat scanează inventarul, un manager va compara de obicei valorile scanate cu valorile inventarului înregistrate în baza de date a companiei. Dacă baza de date arată o sumă diferită, atunci există o variație. Varianta poate fi mai mare decât valoarea bazei de date, dar acest lucru este rar și de obicei nu este grav.
Când se descoperă variația stocurilor, managerii pot decide cum să abordeze situația. Unii manageri pot vedea acest lucru ca pe un eveniment temporar și cred că încercarea de a reduce varianța ar fi doar un efort irosit. Alți manageri pot parcurge înregistrările și videoclipurile pentru a vedea de ce s-a produs diferența și pot crea reguli și politici pentru a încerca să reducă diferența. Majoritatea magazinelor au politici care afirmă că managerii trebuie să raporteze variațiile conducerii superioare și să lucreze pentru a le remedia.
Motivele variației stocurilor sunt variate, dar există câteva cauze comune. Furtul este unul dintre cele mai frecvente și maligne și poate fi furtul intern sau extern care provoacă o variație. O altă posibilitate este ca obiectele să fie doar pierdute și, după câteva căutări, acestea pot fi găsite. Dacă produsele trebuie distruse deoarece există erori de producție sau cineva returnează marfa uzată, atunci aceasta poate provoca o variație dacă distrugerea nu este înregistrată.
Variația stocului poate distruge profiturile, așa că majoritatea companiilor vizează un procentaj de variație scăzut. Scopul obișnuit pentru majoritatea companiilor este 2 la sută, dar unele încearcă pentru 1 la sută sau mai puțin. Dacă diferența este mult mai mare decât aceasta, cum ar fi 5 sau 10 la sută, acest lucru poate ridica îngrijorări serioase și este posibil ca aceste afaceri să fie nevoite să fie închise.