Companiile de achizitii sunt afaceri care contracteaza cu clientii pentru a localiza si asigura diverse tipuri de resurse care sunt dorite de client. Acest tip de companie poate fi structurat pentru a găsi, califica și procura tipuri specifice de resurse, cum ar fi materii prime pentru o fabrică de textile, sau să ofere servicii care să facă posibilă localizarea și securizarea oricărui tip de articole necesare clientului. Companiile de acest tip pot stabili relații pe termen lung cu clienții, acceptând mai multe misiuni în mod continuu sau pot contracta pentru a accepta o singură misiune de la un client. Procesul de procurare a resurselor necesare poate necesita foarte puțin timp și efort, sau poate dura luni de realizare, în funcție de circumstanțele clientului.
În funcționare efectivă, compania se va întâlni cu clientul pentru a evalua nevoile și dorințele clientului. După ce se convine asupra a ceea ce compania trebuie să găsească și să asigure în numele clientului, începe o perioadă de cercetare și investigație. În această fază, compania de achiziții va identifica și va evalua surse multiple pentru bunurile sau serviciile dorite, în cele din urmă optând pentru câțiva furnizori care pot oferi ceea ce este necesar.
Pe lângă localizarea și calificarea resurselor în numele clienților, compania va căuta, de asemenea, să obțină cel mai bun preț posibil pentru client. Aceasta include adesea desfășurarea de negocieri preliminare cu potențialii furnizori pentru a obține cât mai mult posibil reducere la prețul standard. Odată ce compania a obținut termenii cât mai agreabili posibil, informațiile sunt comunicate clientului, care poate decide apoi dacă acceptă sau nu termenii și încheie un acord contractual cu vânzătorul. Dacă termenii nu sunt de acord cu clientul, compania de achiziții continuă să caute o altă soluție.
În ceea ce privește plata, o companie de achiziții poate percepe o rată forfetară, în funcție de natura misiunii. Alții pot percepe un tarif orar care este în vigoare pentru toate consultările, orele petrecute căutând posibili furnizori ai resurselor necesare și timpul petrecut pentru a califica candidații. Compania însăși nu este de obicei parte la contractul real care rezultă între client și vânzător. Responsabilitatea finală pentru contract revine celor două părți, compania acționând doar ca un facilitator.
Întreprinderile folosesc uneori o companie de achiziții pentru a găsi ceea ce au nevoie, fără a fi nevoite să-și aloce unele resurse proprii pentru a gestiona procesul de localizare și calificare a potențialilor furnizori sau furnizori. Adesea, utilizarea serviciilor de achiziții pentru aceste funcții poate economisi o mulțime de bani și timp, făcând posibil ca afacerea să înceapă să se bucure de roadele noii relații cu furnizorii și, sperăm, să sporească funcționarea și profitabilitatea afacerii.