Rolul general al unui coordonator de achiziții este de a cumpăra produse și servicii pentru compania sau organizația sa. Aceasta poate include identificarea și cercetarea furnizorilor potențiali, pregătirea cererilor de propuneri (RFP) pentru furnizori, revizuirea propunerilor și negocierea prețurilor și termenilor. Coordonatorii de achiziții primesc cereri pentru anumite produse sau servicii necesare în organizație și apoi primesc cotații de preț pentru acele produse sau servicii. Ei pregătesc și plasează comenzile de achiziție cu furnizorii și urmăresc comenzile pentru a se asigura că sunt primite.
Primirea la timp a produselor și serviciilor este foarte importantă pentru organizații, în special pentru producătorii care se bazează pe furnizori pentru a livra piese, astfel încât să își poată construi propriile produse. Coordonatorul de achiziții trebuie să se asigure că furnizorii livrează la timp și rezolvă problemele cu furnizorii atunci când livrările întârzie. Coordonatorii de achiziții rezolvă și problemele atunci când comenzile de achiziție sunt primite cu articole deteriorate, produse inferioare sau alte probleme. Lucrul în acest rol poate implica uneori cantități semnificative de călătorie la locațiile furnizorilor, în special atunci când se cercetează furnizorii și se negociază contracte. Se așteaptă adesea ca coordonatorii de achiziții să contribuie la reducerea costurilor pentru organizațiile lor prin negocierea unor contracte și prețuri mai bune cu furnizorii.
Coordonatorii de achiziții pot achiziționa produse și servicii pentru a fi utilizate de propriile organizații sau ar putea cumpăra produse cu ridicata sau cu amănuntul pentru a le revânde. Un coordonator de achiziții care lucrează pentru o organizație mare cu mulți angajați din domeniul achizițiilor ar putea fi responsabil pentru anumite domenii de achiziție, cum ar fi dezvoltarea cererilor de propuneri sau plasarea comenzilor. În organizațiile mai mici, coordonatorul de achiziții ar putea fi responsabil pentru toate fațetele procesului de achiziție. În organizațiile foarte mici, funcția de cumpărare poate fi un rol dintre mai multe deținute de aceeași persoană.
Gestionarea inventarului pentru companie sau organizație poate fi o altă parte a jobului de coordonator de achiziții, care ar putea implica utilizarea bazelor de date computerizate pentru a urmări nivelurile de inventar. Prognoza când și cât să cumpărați poate face parte din gestionarea nivelurilor de inventar. Coordonatorii de achiziții creează, de asemenea, rapoarte de stare și prezentări legate de achiziții. De asemenea, ar putea fi însărcinați să caute modalități de îmbunătățire a proceselor și procedurilor de achiziție. Documentarea proceselor și procedurilor poate face, de asemenea, parte din rolul coordonatorului de achiziții.
Coordonatorii de achiziții sunt uneori numiți agenți de achiziții, cumpărători sau alte titluri similare. A deveni coordonator de achiziții poate necesita oriunde, de la o diplomă de liceu până la o diplomă de licență, în funcție de cerințele angajatorului. Bune abilități de comunicare pentru a negocia contracte, abilitate analitică puternică de a alege furnizorii și de a revizui termenii contractuali și abilități puternice de luare a deciziilor sunt calități importante pentru coordonatorii de achiziții. De asemenea, este de ajutor să fii confortabil să lucrezi cu numere și să ai abilități bune de calculator.