Responsabilitatea principală a unui administrator de formare este să planifice și să implementeze programe de formare pentru companii, agenții guvernamentale și organizații nonprofit. Deoarece oamenii cu acest loc de muncă lucrează în principal cu angajați nou angajați, aceasta este o poziție de resurse umane care menține o comunicare constantă cu alte departamente cheie din cadrul afacerii. În anticiparea nevoilor companiei și elaborarea unor planuri de formare adecvate, persoana în acest rol posedă o serie de cunoștințe privind funcționarea diferitelor departamente.
De obicei, un administrator de formare se întâlnește în mod regulat cu colegii și managerii pentru a stabili nevoia de noi angajați și pentru a defini domeniul de activitate pe care noii angajați le vor aborda. Aceste posturi de administrator presupun de obicei crearea de programe și politici de formare și determinarea metodelor de predare adecvate. Administratorul decide ce tip de instruire va fi cel mai eficient pentru jobul în cauză; metodele pot include instruire individuală; lecții de grup; instruire la locul de muncă; sau participarea la conferințe, ateliere sau prelegeri. După finalizarea unui program de formare, administratorul de formare ajută la evaluarea și evaluarea progresiei individuale a fiecărui cursant.
Administratorul pregătește, de asemenea, materiale de instruire, teste și examene și informații de evaluare. El sau ea poate fi, de asemenea, responsabil pentru menținerea unei biblioteci de resurse de formare. Un loc de muncă de administrator de formare implică crearea și organizarea tuturor acestor documente, precum și proiectarea fizică a ajutoarelor vizuale, fișele pentru noi angajați și manualele de instruire.
Administratorii de instruire utilizează o gamă largă de cunoștințe despre modul în care funcționează diferite departamente, precum și despre modul în care sunt gestionate procesele de resurse umane. Pe lângă pregătirea specifică locului de muncă, el sau ea poate conduce întâlniri de orientare a angajaților, poate susține prelegeri despre securitatea la locul de muncă și sănătatea publică sau poate participa la inițiative de dezvoltare a leadershipului. Poziția necesită un nivel ridicat de flexibilitate și o dorință de a afla cum funcționează fiecare aspect al unei companii.
Sarcinile administrative și de birou reprezintă o parte majoră a fișei postului de administrator de formare. Administratorul folosește un nivel înalt de cunoștințe privind procedurile de birou pentru a îndeplini elementele esențiale ale postului. Procesarea textului, depunerea, pregătirea bugetelor și planificarea întâlnirilor sunt de obicei întreprinse de administratorul de formare.
O persoană cu acest loc de muncă poate fi, de asemenea, obligată să conducă cursuri de formare și seminarii. El sau ea ar trebui să fie confortabil cu vorbirea în public și să aibă o manieră antrenantă și distractivă atunci când se adresează unui grup mare. Administratorul este adesea primul punct de contact pe care îl vor avea angajații cu noile locuri de muncă și este la latitudinea administratorului de formare să explice detaliile postului cu ușurință și accesibilitate.