Un administrator de granturi este responsabil cu alocarea granturilor în cadrul unei organizații sau companie. Administratorul procesează documentele și cererile, acordă granturile și se asigură că banii sunt cheltuiți în condițiile stabilite. El sau ea va avea de-a face adesea cu cinci sau mai mulți clienți la un moment dat, ținând evidența detaliilor și distribuind fonduri după caz pentru fiecare. Majoritatea bugetelor cu care lucrează administratorii de granturi pentru fiecare client sunt între două și cinci milioane de dolari SUA.
Pentru a lucra în acest domeniu, nu există un set specific de cursuri de urmat, deși este necesară o diplomă de licență. Este recomandat să studiezi un domeniu legat de cercetare, deoarece acesta este domeniul în care majoritatea clienților doresc granturi. După ce ați primit o diplomă de licență, obțineți certificarea în managementul granturilor. Seminariile sunt oferite de grupuri precum Asociația Națională de Management al Granturilor (NGMA), iar administratorii de granturi au opțiunea de a urma una dintre cele trei piese diferite în cadrul managementului granturilor: pistă federală, cale de trecere sau cale de primire.
Un administrator de granturi care lucrează în domeniul federal are de obicei o slujbă guvernamentală; el sau ea se ocupă de granturile acordate de guvern. Pista de trecere este un aspect al gestionării grantului în care administratorul lucrează îndeaproape cu beneficiarul grantului, instruindu-i și educându-i despre procesul și responsabilitățile implicate de obținerea unui grant. În pista destinatarului, locurile de muncă de administrator de granturi se concentrează pe ai ajuta pe cei care au nevoie de granturi să le solicite. Odată ce certificarea este finalizată, se poate obține un loc de muncă în administrarea granturilor. Odată ce începe să practice, este recomandat ca administratorul să ia 16 zile de cursuri pe an pentru a ține pasul cu schimbările din domeniu și cu noile procese și proceduri de administrare a granturilor.
Rolul cel mai de bază al administratorilor de granturi este de a procesa și pregăti cererile de grant. Aceasta implică revizuirea bugetelor clienților, oferirea de îndrumare pentru finanțare clienților, obținerea documentelor și a autorizațiilor necesare înainte ca grantul să poată fi eliberat, introducerea datelor în sistemul organizației pentru a ține evidența granturilor distribuite, asamblarea tuturor documentelor completate și semnate și transmiterea acestor documente către personalul adecvat. O a doua sarcină este administrarea proiectului. Aceasta presupune explicarea termenilor grantului, asigurarea faptului că procedurile de urmărire vor fi îngrijite în mod corespunzător, înregistrarea datelor critice și a plăților, crearea și gestionarea comenzilor de cumpărare și monitorizarea plăților. În etapa finală, plata, administratorul grantului caută de la client rapoartele financiare necesare, verifică înregistrările plăților, studiază rapoartele financiare, examinează facturile și înregistrează chitanțele.