Companiile trebuie să mențină un nivel sănătos de profit, iar stabilirea de protocoale bugetare stricte legate de cheltuieli este parte a acestui proces. În departamentul de achiziții, analistul de achiziții deține această responsabilitate. El sau ea va acționa ca legătură între organizația sa, departamentul financiar al organizației și furnizorii sau potențialii furnizori ai companiei. Responsabil atât pentru stabilirea, cât și pentru respectarea ghidurilor de achiziții, un analist de achiziții contribuie la strategia financiară generală a organizației. Evaluarea vânzătorilor potențiali și stabiliți face parte din acest proces, precum și negocierea acordurilor și a prețurilor pentru achiziționarea de mărfuri, servicii sau consumabile.
Un analist de achiziții va completa adesea Cereri de informații (RFI), care, într-un instrument de evaluare, este folosit pentru a colecta date care evaluează cu precizie punctele forte și abilitățile potențialilor furnizori, precum și pentru a expune orice puncte slabe care ar putea afecta strategia financiară organizațională a analistului. În plus, el sau ea poate, de asemenea, să pregătească Cereri de propuneri (RFP), solicitând vânzătorilor să trimită oferte pentru servicii, mărfuri sau consumabile pentru a sprijini obiectivele organizaționale. După culegerea datelor din RFI-uri și RFP-uri, el sau ea va analiza informațiile disponibile pentru a face determinări cu privire la furnizori și, de obicei, va decide să selecteze unul dintre mai mulți furnizori pentru contract.
Negocierea este următoarea fază a procesului în care analistul de achiziții va negocia cu furnizorii aleși termenii acordului. Acest proces se concentrează de obicei pe documentarea așteptărilor clare cerute de ambele părți, precum și pe stabilirea structurilor finale de preț. În plus, analistul de achiziții deține adesea responsabilitatea pentru redactarea și reînnoirea tuturor contractelor dintre organizația sa și furnizorii săi. Contractele finale vor trebui să specifice toate liniile directoare și stipulațiile articulate în acord, inclusiv, dar fără a se limita la, bunurile și serviciile achiziționate, durata contractului, intervalele de timp așteptate pentru livrarea bunurilor sau serviciilor, așteptările în ceea ce privește calitatea și cantitățile și clare. termeni de plată.
Stabilirea unei relații de lucru cu furnizorul este de o importanță crucială și, odată stabilit, analistul de achiziții își va folosi capacitățile de analiză a datelor pentru a compara termenii și performanța furnizorului cu datele pieței. Analizarea tendințelor actuale ale pieței și prognozarea performanței viitoare a bunurilor și serviciilor pe piața deschisă va oferi date relevante utilizate în recomandarea strategiilor de cumpărare care se aliniază cu obiectivele financiare ale organizației. Prin urmare, un analist de achiziții va petrece mult timp traducând datele brute în informații care pot fi folosite pentru a lua decizii.