Un asistent de birou este responsabil pentru furnizarea de sprijin general de birou pentru un grup de persoane. Acest tip de asistent poate lucra în orice număr de domenii, inclusiv birouri de avocatură, școli și multe afaceri. Atribuțiile precise pentru care este responsabil asistentul de birou variază în funcție de companie, dar este obișnuit ca un asistent să răspundă la telefon, să efectueze dosare și să programeze întâlniri. Pot fi incluse și diverse tipuri de sarcini de calculator, iar utilizarea mașinilor de birou de bază este obișnuită. Diferitele companii au așteptări diferite pentru oamenii care ocupă această poziție, așa că este o idee bună să citiți cu atenție fișa postului pentru a determina ce presupune o anumită funcție de birou.
Lucrul cu telefoanele este adesea o mare parte din munca unui asistent de birou. În unele companii, un asistent de birou ar putea fi, de asemenea, responsabil pentru răspunsul la e-mailuri și la mesajele din rețelele sociale. Asistenții comunică adesea cu clienții și relațiile de afaceri folosind aceste metode pentru a îndeplini funcții esențiale pentru companie.
Utilizarea echipamentelor de birou este o altă parte importantă a muncii unui asistent de birou. Scanerele, copiatoarele și aparatele de fax sunt adesea folosite pentru a îndeplini o varietate de funcții. Calculatoarele, desigur, sunt adesea folosite pentru arhivarea virtuală, compunerea mesajelor și multe alte sarcini. Introducerea datelor pe computere este de obicei atribuită asistenților de birou, la fel ca întreținerea agendelor computerizate și a altor materiale organizaționale. Uneori, gestionarea unor sume mici de bani și pregătirea bugetelor mici sunt atribuite și asistenților.
Efectuarea de numiri este adesea o sarcină desemnată asistenților de birou. Un asistent poate fi responsabil de programarea întâlnirilor, de a se asigura că numirile nu se suprapun și de redirecționarea potențialilor clienți către un membru corespunzător al personalului biroului. Adesea, un asistent este, de asemenea, necesar pentru a organiza corespondența și alte materiale de comunicare. În funcție de tipul de muncă pe care o desfășoară biroul, un asistent de birou poate fi solicitat să semneze pentru pachete și materiale importante și să direcționeze acele materiale către destinațiile corespunzătoare.
Datoria principală a oricărui asistent este de a ajuta alți lucrători și, prin urmare, sarcinile precise pe care i-ar putea fi solicitat un asistent variază în funcție de funcție. De exemplu, într-o bibliotecă, unui asistent i se poate cere să aplice coduri de bare cărților, în timp ce într-o școală i se poate cere unui asistent să ajute la distribuirea combinațiilor de dulapuri. În această profesie, flexibilitatea este extrem de utilă, mai ales dacă cineva lucrează temporar pentru birou. Ceea ce face un asistent de birou este să facă din birou un loc mai ușor de lucru, iar asistentul face acest lucru făcând ceea ce i se spune.