Un asistent de management, cunoscut și ca secretar executiv, oferă asistență unuia sau mai multor directori de nivel superior. Această persoană poate sprijini președintele, CEO-ul, vicepreședintele sau șeful de departament în cadrul unei organizații. Atribuțiile pot fi legate de funcții administrative specifice nevoilor executivului și ale organizației. Responsabilitățile de muncă pentru o persoană în această poziție depășesc, de obicei, funcțiile generale de birou, pentru a implica sarcini complexe, cum ar fi cercetarea analitică și pregătirea rapoartelor. Un asistent de management poate supraveghea și alți angajați de birou din organizație.
O persoană angajată în această poziție este responsabilă de gestionarea funcțiilor administrative pentru unul sau mai mulți directori seniori. Responsabilitățile administrative de care este responsabil executivul în cadrul organizației sunt de obicei atribuite acestei persoane. O mare parte din acest suport administrativ include pregătirea de notificări, e-mailuri și alte corespondențe în numele directorului. Această persoană menține un sistem de fișiere, răspunde la apeluri telefonice și direcționează mesajele. Sarcini suplimentare pot implica sortarea corespondenței și a faxurilor.
Executarea eficientă a responsabilităților poate necesita abilități organizatorice bune și capacitatea de a face mai multe sarcini. Secretarul executiv ar putea fi responsabil de organizarea întâlnirilor și conferințelor. Acest lucru poate necesita, de asemenea, coordonarea mai multor programe și gestionarea tuturor detaliilor legate de întâlnire. În general, pregătirea agendei și comandarea de mese sau băuturi răcoritoare fac, de asemenea, parte din responsabilitățile acestei persoane.
Atunci când directorul trebuie să călătorească pentru afaceri, asistentul de management este, de obicei, responsabil pentru asigurarea aranjamentelor companiei aeriene, a închirierii de mașini și a hotelului, după cum este necesar. El va menține adesea calendarul directorului și va ține directorul la curent cu întâlnirile, întâlnirile și călătoriile legate de companie zilnice și viitoare. De obicei, el va pregăti materiale de prezentare pentru șeful său, care sunt asociate cu întâlnirile.
Multe dintre sarcinile administrative atribuite asistentului de management depind de ceea ce executivul este dispus să delege. Acest lucru ar putea duce la sarcini mai complexe, dincolo de îndatoririle de bază de birou, care sunt de obicei necesare pentru cineva care ajută o altă persoană. Un exemplu al acestor sarcini complexe este pregătirea și distribuirea rapoartelor.
Cunoașterea aplicațiilor informatice cu abilități intermediare sau avansate este de obicei esențială pentru a îndeplini sarcini cu minimă supraveghere. Asistentul de management poate, de asemenea, să gestioneze proiecte speciale legate de întreaga organizație și să mențină baze de date. În funcție de dimensiunea companiei, atribuțiile de generalist de HR ar putea face parte și din responsabilitățile sale zilnice.
O altă responsabilitate pentru unii asistenți de management poate implica, de asemenea, supravegherea personalului de birou de nivel inferior din organizație. Acest lucru necesită abilități de conducere și abilități de management. Este posibil ca asistentul să fie nevoit să planifice, să atribuie și să monitorizeze fluxul de lucru al personalului de birou din cadrul departamentului. Alături de supraveghere, asistentul este de obicei persoana de contact pentru operațiunile zilnice ale biroului privind echipamentele de birou sau problemele de întreținere a clădirilor.