Un asistent de proiect ajută, de obicei, un manager de proiect sau un director de proiect cu îndatoririle necesare executării unui loc de muncă. În cele mai multe cazuri, acestea includ funcții de birou și administrative. Asistentul de proiect ar putea participa, de asemenea, la întâlniri și va fi probabil responsabil pentru răspunsul la întrebări în absența managerului de proiect. În funcție de dimensiunea proiectului, asistentul poate fi dedicat unui singur loc de muncă și manager de proiect sau poate ajuta mai mult de un manager la mai multe proiecte simultan.
Miezul jobului unui asistent de proiect se învârte în general în jurul sarcinilor de birou și administrative. Majoritatea proiectelor se bazează în mare măsură pe fișiere și foi de calcul, inclusiv pe cronologie, bugete și liste de sarcini. Menținerea acestora la zi, comunicarea actualizărilor și documentarea modificărilor sunt o parte critică a managementului de proiect și sunt îndatoriri care revin în general asistentului atunci când există. Multe companii au cerințe specifice cu privire la ceea ce trebuie documentat și ce trebuie păstrat în fișiere fizice.
Alte tipuri de documente revin adesea și la asistentul de proiect. Aceasta poate include solicitarea și depunerea de formulare și permise de asigurare, completarea comenzilor de cumpărare și multe altele. De asemenea, include în mod frecvent gestionarea corespondenței, cum ar fi furnizarea de rapoarte și actualizări regulate pentru client.
Asistentul de proiect va participa adesea la întâlniri și va participa la teleconferințe. Aceasta include de obicei atât întâlnirile interne ale echipei, cât și întâlnirile cu clienții. În multe cazuri, asistentul va fi însărcinat să ia notițe de la întâlnire și să elaboreze și să distribuie ulterior un raport de întâlnire. O parte importantă a acestor rapoarte este identificarea elementelor de acțiune și atribuirea responsabilității pentru fiecare. De asemenea, este important să identificați termenele scadente.
În timp ce managerul sau directorul de proiect are în mod tradițional mai multă responsabilitate pentru luarea deciziilor, gestionarea relațiilor cu clienții și asigurarea faptului că proiectul se menține la buget și la program, asistentul trebuie să fie conștient de starea proiectului în orice moment, deoarece poate fi chemat să răspunde la întrebări dacă managerul nu este disponibil. Managerii de proiect pot fi în întâlniri, bolnavi sau în vacanță atunci când un membru al echipei sau un client are nevoie de o informație, de exemplu. Este esențial să știi unde să găsești datele.
Un asistent de proiect care nu este dedicat unui singur proiect, ci mai degrabă este responsabil pentru susținerea mai multor manageri sau a mai multor proiecte, va fi responsabil de executarea acestor sarcini pentru fiecare proiect. Aceasta înseamnă că asistentul trebuie să fie foarte organizat. De asemenea, trebuie să fie capabil să prioritizeze sarcinile și să știe ce să facă atunci când cerințele a două sau mai multe proiecte sunt în conflict.