Un asistent de subscriere procesează documentele, îndeplinește sarcini de birou și ajută oamenii sau echipele de afaceri responsabile cu pregătirea documentelor. Aceste documente sunt de obicei de natură obligatorie și juridică, cum ar fi polițele de asigurare sau împrumuturile ipotecare. Un asistent de subscriere raportează de obicei unui subscriitor, dar titlurile de supraveghere pot varia de la industrie la industrie. În funcție de dimensiunea organizației în care lucrează, un asistent poate fi responsabil pentru sarcini, de la serviciul pentru clienți la sarcini de birou până la controlul documentelor.
Manipularea copiilor tipărite și posibilitatea de a le organiza este o sarcină majoră a jobului de asistență la subscriere. Un asociat de subscriere va păstra documentația actualizată, inclusiv comunicările clienților, urmărirea înregistrărilor și modificările specificațiilor. De asemenea, va controla și coordona depunerea documentației în ceea ce privește politicile și alte înregistrări juridice. Asistentul de subscriere va urmări clienții pentru a asigura înregistrări corecte și va răspunde probabil întrebări generale despre formularele, procedurile și practicile scrise și electronice. Dacă organizația are clienți în locații îndepărtate, probabil că un asistent de subscriere va călători împreună cu echipa pentru a ajuta la compilarea și stocarea documentelor și a documentelor computerizate.
Odată cu progresul tehnologiei, multe părți ale acestui job vor fi computerizate. Acest asistent va efectua cercetări pe Internet, va rula rapoarte care detaliază informații despre vânzări, gestionarea contului și operațiuni și va înregistra documentație cu tehnologie, cum ar fi un computer sau un dispozitiv portabil. El poate utiliza un sistem de urmărire computerizată pentru a menține controlul asupra documentației organizației și, în unele cazuri, poate direcționa instruirea altora în modul de utilizare a acestui sistem informatic.
În funcție de industria în care lucrează, asistentul de subscriere poate fi responsabil pentru sarcini suplimentare și poate avea nevoie de experiență anterioară pentru a atinge obiectivele. El poate fi responsabil de revizuirea, înțelegerea și comunicarea politicilor și legilor actuale altora. Informațiile legate de practicile de afaceri ale companiei sale vor fi probabil înregistrate, stocate și transmise de către asistentul de subscriere. El poate folosi aceste informații pentru a-l ajuta să pregătească documentația pentru agențiile guvernamentale, departamentele interne ale companiei și entitățile externe.
O zi obișnuită pentru acest tip de asistent poate implica deplasarea la site-urile clienților, lucrul cu un computer și gestionarea documentelor. Probabil că va petrece cea mai mare parte a zilei completând formulare, depunând și vorbind cu alții în cadrul întâlnirilor sau la telefon. O mare parte a muncii legate de documentare poate fi solitar; cu toate acestea, unele posturi din această carieră pot implica mult timp petrecut lucrând în grupuri.