Un asistent executiv virtual este un profesionist administrativ extern, de obicei independent. El sau ea îndeplinește aceleași responsabilități și sarcini ca un asistent administrativ tradițional la nivel executiv, cu o avertizare majoră. Asistenții virtuali, inclusiv acei asistenți care se adresează clienților executivi, gestionează toate sarcinile administrative sau de secretariat care nu necesită prezență fizică. Spre deosebire de asistenții executivi tradiționali, un asistent executiv virtual lucrează dintr-o locație îndepărtată ca un contractor independent pentru mai mulți directori și proprietari de afaceri mici în același timp.
Diferențele cheie dintre un asistent executiv tradițional și un asistent executiv virtual sunt locația și relația de lucru dintre director și asistent. Odată cu apariția tehnologiei moderne, inclusiv e-mailul, software-ul de productivitate și capabilitățile de întâlnire virtuală, locația geografică nu mai este o barieră. Asistenții pot locui la kilometri, chiar și la continente departe de directorii pe care îi reprezintă. În plus, mai degrabă decât o relație angajat-angajator între asistentul executiv virtual și director, relația este una dintre furnizorul de servicii și client.
Potrivit organizațiilor profesionale precum Asociația Internațională a Profesioniştilor Administrativi (IAAP), există două tipuri principale de asistenți administrativi. Secretarele tradiționale și asistenții administrativi de nivel de intrare gestionează sarcini precum calendarele și programarea, pregătirea comunicărilor tipărite și verbale, întreținerea documentelor și sistemelor de arhivare, aranjamentele de călătorie și organizarea agendelor întâlnirilor și a documentelor justificative. Comparativ, asistenții executivi gestionează aceleași sarcini pentru directori și manageri de nivel superior, precum și menținând niveluri mai înalte de responsabilități, cum ar fi luarea unor decizii comerciale minore în numele directorului. În funcție de poziția specifică, asistenții executivi pot fi, de asemenea, responsabili pentru o varietate de alte sarcini, inclusiv pregătirea buletinelor informative, actualizarea informațiilor online despre profilul executivului sau întreținerea unui site web.
Puțini asistenți virtuali fac aceleași distincții între asistența administrativă generală și asistența administrativă la nivel executiv, așa cum se vede cu profesioniștii administrativi la fața locului. Mai degrabă, în calitate de proprietar de mică afacere, un asistent virtual contractează cu doi sau mai mulți clienți pentru a oferi orice servicii de asistență de care are nevoie proprietarul afacerii sau directorul executiv. Majoritatea clienților caută un asistent extern care este capabil să servească în orice capacitate de asistență, inclusiv să servească ca asistent executiv virtual. Abilitățile specializate, cum ar fi utilizarea platformelor de social media, construirea de site-uri web complexe, contabilitatea și alte abilități, sunt comune în rândul asistenților virtuali.
Fiecare practică de asistență virtuală oferă niveluri variate de servicii, tarife și tipuri de servicii bazate pe o anumită piață țintă. Asistenții virtuali de succes posedă mai mult decât abilități de suport administrativ. Cunoștințele de marketing, gestionarea finanțelor întreprinderilor mici, capacitatea de a externaliza proiecte atât pentru asistent, cât și pentru clienți, precum și o înțelegere solidă a rețelelor sociale și a tehnologiilor emergente similare sunt imperative. Tarifele pentru asistenții virtuali se bazează, de obicei, pe ore sau sunt oferite ca rețineri forfetare, similare contabililor și profesioniștilor juridici.