Un coordonator de întâlniri facilitează în general întâlnirile și menține un program corporativ. Există multe părți potențiale în munca unui coordonator de întâlniri sau conferințe, dar cele mai multe dintre ele au de-a face cu facilitarea întâlnirilor între membrii unei companii sau alte părți. În general, coordonatorul întâlnirii este un planificator la nivel înalt care este specializat în logistica tuturor tipurilor de întâlniri, de la întâlniri interne programate regulat până la conferințe mari.
Un domeniu general de responsabilitate pentru un coordonator de întâlnire poate implica sarcini de contabilitate pentru întâlniri sau conferințe. Acești profesioniști ar putea estima costurile unei întâlniri, conferințe sau eveniment, furnizând costurile elementelor rând care urmează să fie bugetate în bugetul total al companiei. Estimarea costurilor și achiziționarea fac parte din ceea ce ar putea face coordonatorii reuniunii pentru a facilita evenimentele.
Un alt aspect al coordonării întâlnirilor este menținerea rolurilor de prezență. Coordonatorii de întâlniri pot rezerva spațiu în întâlniri sau pot lua anulări, menținând o listă actualizată a persoanelor care vor participa la un anumit eveniment corporativ. Acești profesioniști se pot ocupa, de asemenea, de o serie de conflicte de rezervare sau de probleme de programare.
Mulți coordonatori de întâlniri sau conferințe lucrează îndeaproape cu directorii corporativi. Aceștia pot lucra la evenimente care au loc în cadrul unui departament, evenimente care au loc între departamente sau evenimente în care directorii corporativi au legătură cu părți externe. În toate aceste cazuri, coordonatorii întâlnirilor vor lucra în roluri administrative pentru a se asigura că întâlnirile și alte evenimente decurg fără probleme.
Pe lângă planificarea întâlnirilor, conferințelor și evenimentelor reale, coordonatorii întâlnirilor pot programa întâlniri pre-eveniment sau post-eveniment pentru a obține mai multe informații despre ceea ce este necesar. Aceasta poate include colectarea de personal cu experiență care poate oferi feedback cu privire la un eveniment înainte de a se întâmpla, precum și organizarea de întâlniri post-eveniment pentru a informa liderii departamentelor sau directorii despre ceea ce s-a întâmplat la o întâlnire sau eveniment.
Coordonatorii de întâlniri sau conferințe ar putea, de asemenea, să lucreze împreună cu personalul de întreținere a instalației pentru a se asigura că locurile în care au loc evenimentele sunt într-o stare prezentabilă. Problemele de sănătate și siguranță pot fi, de asemenea, evaluate înainte de un eveniment. Un coordonator de întâlnire ar putea, de asemenea, să analizeze diferitele tipuri de asigurări care pot fi necesare pentru un eveniment corporativ mare sau chiar pentru o întâlnire internă. Toate acestea sunt doar o parte din ceea ce planificatorii de întâlniri la nivel înalt ar putea avea nevoie să urmărească sub titlul general de logistică și planificare.